Ettevõtluskulude maksustamise täielik juhend
Kui ettevõtte pangakaardiga on tasutud kütus, lõunasöök, tarkvara tellimus ja telefon, ei tähenda see veel, et kõik need kulud on maksuvabad ettevõtluskulud. Maksustamise seisukohalt määrab palju enamat kui makseviis: kulul peab olema selge seos ettevõtte tulu teenimise või ettevõtluse korraldamisega. Ettevõtluskulude maksustamise täielik juhend aitab vältida olukorda, kus igapäevane mugavus muutub hiljem maksukohustuseks, viiviseks või vaidluseks Maksu- ja Tolliametiga.
Eesti osaühingu maksustamise loogika erineb paljudest riikidest. Tavapärastelt teenitud kasumilt ei tasuta tulumaksu enne, kui kasum jaotatakse või ettevõtte vara kasutatakse viisil, mis ei ole seotud ettevõtlusega. Seetõttu on kuludokumentide ja kulude eesmärgi korrektne hindamine ettevõtte finantsjuhtimise oluline osa, mitte pelgalt raamatupidamise tehniline töö.
Mida loetakse ettevõtlusega seotud kuluks?
Ettevõtluskulu on kulu, mis on tehtud ettevõtte tegevuse huvides. Seos ei pea tähendama, et iga ost toob samal päeval tulu, kuid ettevõtjal peab olema võimalik põhjendada, miks see väljaminek aitab ettevõttel teenust osutada, kaupa müüa, kliente teenindada või tegevust juhtida.
Näiteks on tavaliselt ettevõtlusega seotud raamatupidamisteenus, tööks vajalik tarkvara, töövahendid, turundus, erialane koolitus, kontoriruumide üür ning klientidele osutatava teenuse või müüdava kauba tarbeks soetatud materjalid. Ka tööreis võib olla põhjendatud kulu, kui reisil on konkreetne äriline eesmärk ning see on dokumentidega tõendatav.
Oluline ei ole ainult ostutšekk. Raamatupidamisdokumendilt peab olema näha tehingu sisu, kuupäev, summa, osapooled ja vajadusel käibemaks. Kui dokumendi põhjal ei selgu, milleks kulu tehti, lisatakse raamatupidamisse selgitus. Näiteks võib lennupiletiga koos olla märge kohtumise, messi või kliendiprojekti kohta.
Ettevõtluskulude maksustamise juhend: kolm eri olukorda
Praktikas tasub iga kulu paigutada ühte kolmest rühmast. See lihtsustab nii igakuist raamatupidamist kui ka deklaratsioonide esitamist.
1. Tavaline ettevõtluskulu
Tavaline ettevõtluskulu on ettevõtte tegevuseks vajalik ja korrektselt tõendatud. Selline väljaminek kajastatakse raamatupidamises kuluna või põhivarana ning sellega ei teki üldjuhul ettevõtte tulumaksu kohustust.
Näiteks veebipoe pakendite, disainiagentuuri litsentside või ehitusettevõtte tööriistade puhul on seos ettevõtlusega tavaliselt selge. Samas peab ost vastama ettevõtte tegelikule tegevusele. Digiturundusettevõtte kaameravarustus võib olla põhjendatud, kuid sama ost nõuab rohkem selgitust, kui ettevõte osutab ainult programmeerimisteenust.
2. Erisoodustus töötajale või juhatuse liikmele
Erisoodustus tekib siis, kui ettevõte annab töötajale või juhatuse liikmele isikliku hüve tasuta või turuhinnast soodsamalt. Maksustamine ei sõltu sellest, kas hüve on antud rahas või esemena.
Levinud näited on töötaja isikliku kütusekulu tasumine, ettevõtte auto kasutamine erasõitudeks, töötaja tervisekulude hüvitamine lubatud maksuvaba piirmäära ületavas osas või ettevõtte poolt tasutud isiklikud arved. Erisoodustuse puhul tuleb üldjuhul arvestada tulumaksu ja sotsiaalmaksu ning kajastada see TSD deklaratsioonil.
Juhatuse liikme puhul tekib sageli eksiarvamus, et ettevõtte omanik võib ettevõtte raha vabamalt kasutada. Osaühing ja selle omanik on siiski eri isikud. Kui ettevõte tasub omaniku isikliku kulu, ei muutu see automaatselt ettevõtluskuluks.
3. Ettevõtlusega mitteseotud kulu või väljamakse
Kui kulul puudub ettevõtluslik eesmärk või seda ei ole võimalik tõendada, võib tegemist olla ettevõtlusega mitteseotud kuluga. Selline kulu maksustatakse ettevõtte tasandil tulumaksuga. Sama risk tekib, kui ettevõttest tehakse väljamakse ilma selge õigusliku ja majandusliku aluseta.
Näiteks võivad sellesse rühma kuuluda omaniku isiklikud ostud, põhjendamata sularahaväljamaksed, eraelulised reisid või kulud, mille kohta puudub nõuetekohane dokumentatsioon. Kui tegelik sisu viitab kasumi jaotamisele, tuleb hinnata ka dividendide maksustamise reegleid. Õige liigitus sõltub konkreetsetest asjaoludest, mistõttu ei tasu ebaselget tehingut lihtsalt „muuks kuluks” nimetada.
Isiklike ja ettevõtte kulude eristamine
Kõige rohkem eksimusi tekib kuludes, mida kasutatakse nii tööks kui ka eratarbeks. Telefon, internet, auto, kodukontor ja reisid on head näited. Nendes olukordades ei ole alati õige vastus „täielikult ettevõtte kulu” või „täielikult isiklik kulu”. Sageli tuleb kulu jagada põhjendatud proportsioonis.
Kui ettevõtte telefoninumbrit kasutatakse osaliselt eraotstarbeks, tuleb hinnata, kas erakasutus on väheoluline või tuleb sellelt arvestada erisoodustus. Kodukontori kulude hüvitamisel peab olema selge kokkulepe, arvestusviis ning põhjendus, miks ja millises ulatuses kulud ettevõtte tegevusega seotud on.
Sõiduautode puhul on reeglid eriti tundlikud. Kui sõiduautot kasutatakse nii ettevõtluses kui ka erasõitudeks, võivad kaasneda erisoodustuse ning käibemaksu mahaarvamise piirangud. Ainult ettevõtluses kasutatava auto puhul peab ettevõte suutma tegelikku kasutust usutavalt tõendada. Pelgast väitest ei piisa, kui sõiduk on juhatuse liikme igapäevases kasutuses ja puudub selge sõiduarvestus või muu kontrollitav põhjendus.
Praktiline põhimõte on lihtne: kui kulu võib kõrvaltvaatajale tunduda isiklik, dokumenteerige äriline vajadus kohe tehingu tegemisel. Hiljem, mitu kuud pärast ostu, on põhjendust palju raskem usutavalt taastada.
Käibemaks ei käi alati kuluga ühte sammu
Ettevõtte tulumaksu ja käibemaksu reegleid ei tohi segi ajada. Kulu võib olla ettevõtlusega seotud, kuid sisendkäibemaksu ei pruugi olla võimalik täielikult maha arvata. Sisendkäibemaksu saab üldjuhul maha arvata ulatuses, milles ostetud kaupa või teenust kasutatakse maksustatava käibe tarbeks.
Segakasutusega ostude, sõiduautode ning maksuvaba käibega seotud kulude puhul võib mahaarvamine olla piiratud või nõuda proportsionaalset arvestust. Samuti ei anna käibemaksu mahaarvamise õigust nõuetele mittevastav dokument. Arvel peavad olema vajalikud andmed ning tehing peab olema tegelik.
Seetõttu ei ole hea töökorraldus see, kus ettevõtja saadab kuu lõpus raamatupidajale üksnes pangaväljavõtte. Arved, tšekid, lepingud ja lühikesed selgitused tuleb koguda jooksvalt. Nii saab kulud õigesti kajastada juba õiges aruandeperioodis ning käibedeklaratsioon esitada korrektselt.
Esinduskulud ja kingitused vajavad eraldi tähelepanu
Klientide võõrustamine, ärikingitused ja üritused võivad toetada müüki ning kliendisuhteid, kuid nende maksustamisel kehtivad erireeglid. Esinduskulude maksuvaba piirmäär on seotud ettevõtte palgakuludega ja sisaldab igakuist kindlat osa. Piirmäära ületav osa võib tuua kaasa maksukohustuse.
Esinduskulu puhul peab olema võimalik selgitada, keda võõrustati ja mis oli äriline eesmärk. Restoranitšekk ilma osalejate või kohtumise sisuta on nõrk tõend. Kui üritus on tegelikult töötajate meelelahutus või omaniku eraõhtu, ei muuda sõna „kliendikohtumine” seda esinduskuluks.
Kingituste puhul on määrav nii kingituse saaja kui ka sisu. Reklaamkingitus, millel on ettevõtte tähistus ja mida jagatakse laiemale ringile, erineb väärtuslikust personaalsest kingitusest koostööpartnerile. Enne suurema kingituse või sündmuse korraldamist tasub maksukäsitlus üle kontrollida.
Kuidas hoida kulude arvestus kontrolli all?
Korrektsus ei tähenda liigset bürokraatiat. Väikeettevõttes piisab sageli selgetest kokkulepetest ja rutiinist: kasutage ettevõtte kuludeks eraldi pangakontot või kaarti, saatke dokumendid raamatupidamisse regulaarselt ning lisage ebaselgetele ostudele kohe lühike selgitus.
Kasulik on kehtestada ka lihtsad sisereeglid. Kes võib teha ettevõtte nimel oste, kuidas kinnitatakse tööreis, millal kasutatakse ettevõtte autot ning milliseid kulusid ettevõte töötajatele hüvitab? Kui reeglid on kirjas, on otsused järjepidevad ja hilisem kontroll oluliselt lihtsam.
Nelja olukorda tasub enne makse tegemist alati üle kontrollida:
- kulu on seotud omaniku või juhatuse liikme eraeluga;
- ostu kasutatakse osaliselt ettevõtluses ja osaliselt eraviisiliselt;
- ettevõte teeb kingituse, korraldab ürituse või tasub kliendi võõrustamise eest;
- dokument puudub või sellest ei selgu ostu tegelik eesmärk.
Nendes olukordades võib üks lühike küsimus raamatupidajale olla odavam kui hilisem parandatud deklaratsioon. AB Raamatupidamine aitab kulude tegelikku sisu hinnata, korraldada jooksva dokumentide liikumise ning tagada, et TSD ja käibedeklaratsioon lähtuvad õigetest andmetest.
Ettevõtluskulude hea arvestus ei tähenda, et iga otsus peab olema keeruline. See tähendab, et enne maksmist on selge, kelle huvides kulu tehakse, kuidas seda tõendada ja kas sellega kaasneb maksukohustus. Just selline harjumus jätab ettevõtjale rohkem aega äri kasvatamiseks ning hoiab maksuarvestuse rahuliku ja kontrolli all.