Ettevõtte maksudeklaratsioonide esitamine

Kuu 10. või 20. kuupäev ei ole ettevõtjale lihtsalt kalendrimärge. Selleks ajaks peavad andmed olema kontrollitud, deklaratsioon esitatud ning maksusumma tasumiseks arvestatud. Maksudeklaratsioonide esitamine ettevõttele tähendab seega enamat kui vormi täitmist e-MTAs – see eeldab, et müügi-, kulu-, palga- ja pangatehingud on jooksvalt ning õigesti kirjendatud.

Kui dokumendid jõuavad raamatupidamisse viimasel hetkel või osa tehinguid on selgitusteta, muutub deklaratsiooni esitamine kiirustamiseks. Kiirustades tehtud maksuarvestus suurendab vigade, paranduste ja võimaliku maksukontrolli riski. Hästi korraldatud protsess annab vastupidise tulemuse: ettevõtja teab oma kohustusi ette, deklaratsioonid lähevad välja õigel ajal ning juht saab keskenduda äritegevusele.

Millised maksudeklaratsioonid võivad ettevõttel tekkida?

Kõik ettevõtted ei esita samu deklaratsioone. Kohustused sõltuvad sellest, kas ettevõte on käibemaksukohustuslane, kas tal on töötajaid, milliseid väljamakseid tehakse ning kas äritegevus ulatub Eestist väljapoole. Seepärast ei ole mõistlik lähtuda naaberettevõtte või internetifoorumi kogemusest – maksukohustus tuleb hinnata teie ettevõtte tegelike tehingute järgi.

Kõige sagedamini puudutab väikest ja keskmise suurusega ettevõtet käibedeklaratsioon ehk KMD. Käibemaksukohustuslasena registreeritud ettevõte esitab KMD üldjuhul iga kuu 20. kuupäevaks ka siis, kui perioodil käivet ei olnud. Deklaratsioonis kajastuvad müügilt arvestatud käibemaks, sisendkäibemaks ning vajadusel tehingute lisad. Sisendkäibemaksu mahaarvamine eeldab, et ost on seotud maksustatava ettevõtlusega ja arve vastab nõuetele.

TSD ehk tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni makse ning töötuskindlustusmakse deklaratsioon tuleb tavapäraselt esitada järgmise kuu 10. kuupäevaks, kui ettevõte on teinud maksustatavaid väljamakseid. Kõige tavalisem põhjus on töötasu, kuid TSD puudutab ka juhatuse liikme tasu, erisoodustusi, dividende, ettevõtlusega mitteseotud kulusid ja teisi maksustatavaid väljamakseid. Eestis ei maksustata äriühingu teenitud kasumit jooksvalt samal põhimõttel nagu paljudes teistes riikides, kuid kasumi jaotamisel või teatud kulude tegemisel võib tulumaksukohustus tekkida.

Rahvusvaheliste tehingute korral võivad lisanduda käibedeklaratsiooni ühendusesisese käibe aruanne VD, erikorra deklaratsioonid või muud aruandekohustused. Näiteks Euroopa Liidu ettevõtjale teenuse osutamine või kauba müük ei tähenda automaatselt ühte ja sama käibemaksukäsitlust. Olulised on kliendi staatus, teenuse või kauba liik, tehingu koht ja kasutatav maksustamiskord.

Ettevõtte maksudeklaratsioonide esitamine algab dokumentidest

Deklaratsioon ei paranda puudulikku algdokumentatsiooni. Kui arvelt ei selgu tehingu sisu, ettevõtte pangakontol on isiklikud ostud või müügitulu on saadud platvormi kaudu, kuid raport on esitamata, ei saa maksuarvestust kindlalt lõpule viia. Raamatupidaja võib küsida täpsustusi, sest tehingu majanduslik sisu määrab sageli selle maksustamise.

Igakuise töö sujuvuseks tasub kokku leppida selge rutiin. Müügiarved, ostuarved, kviitungid, palgaandmed ja pangaväljavõtted tuleb edastada regulaarselt, mitte alles deklaratsiooni tähtpäeval. Eriti tähelepanelik tasub olla tehingute puhul, millel on tavalisest erinev maksukäsitlus:

• välisriigi tarnijate arved ja digiteenused;
• töötajatele või juhatuse liikmetele tehtud kulutused;
• sõiduauto, telefoni või muu vara erasõidud ja -kasutus;
• osanikega seotud tehingud, laenud ning väljamaksed;
• veebiplatvormide, maksevahendajate ja e-poodide müügiaruanded.

Näiteks ettevõtte kaardiga tasutud restoranikulu ei ole automaatselt ettevõtluskulu. Vajalik on teada, kes kohtus, mis oli kohtumise eesmärk ja kas kulu on ettevõtte tegevusega põhjendatud. Samuti ei muutu välisriigi tarkvaraarve käibemaksuta arveks ainult seetõttu, et arvel Eesti käibemaksu ei ole. Paljudel juhtudel tuleb käibemaks Eestis ise arvestada ning õigetel tingimustel saab selle samal deklaratsioonil sisendkäibemaksuna maha arvata.

Tähtpäev, esitamine ja makse on üks tervik

Maksukohustuse täitmisel on kolm eraldi, kuid omavahel seotud sammu: arvestuse koostamine, deklaratsiooni esitamine ja maksu tasumine. Deklaratsiooni esitamine e-MTAs ei tähenda, et makse on tehtud. Samuti ei lahenda makse üksi esitamata deklaratsiooni probleemi.

TSD puhul on tavapärane esitamise ja tasumise tähtaeg järgmise kuu 10. kuupäev. KMD ja käibemaksu tasumise tähtaeg on üldjuhul järgmise kuu 20. kuupäev. Kui tähtpäev langeb puhkepäevale või riigipühale, tuleb kontrollida Maksu- ja Tolliameti kehtivat tähtaega. Tähtajast kinnipidamine aitab vältida intressi ning annab ettevõttele usaldusväärse maksukäitumise ajaloo.

Praktiline küsimus on ka rahavoog. Kui ettevõte väljastab arveid pika maksetähtajaga, kuid käibemaks tuleb tasuda enne kliendilt raha laekumist, peab see olema finantsplaneerimises arvestatud. Käibemaks ei ole ettevõtte vaba raha. Selle regulaarne kõrvalepanek aitab vältida olukorda, kus deklaratsioon on küll korrektne, kuid maksukohustuse tasumiseks raha ei jätku.

Millal saab ettevõtja osa tööst ise teha?

Väikese tehingumahuga ettevõtte juht saab koguda dokumente, väljastada arveid ja kasutada raamatupidamistarkvara ka iseseisvalt. Tarkvara kiirendab rutiini ning vähendab käsitsi sisestamist. See ei otsusta aga teie eest, kas kulu on ettevõtlusega seotud, milline käibemaksumäär kehtib või kas väljamakse tuleb deklareerida TSD-l.

Ise deklareerimine võib sobida ettevõttele, mille tegevus on lihtne, tehinguid on vähe ning juhil on aega maksureegleid jälgida. Risk kasvab siis, kui lisanduvad töötajad, välisriigi kliendid või tarnijad, käibemaksukohustus, dividendid, ebatüüpilised kulud või mitu müügikanalit. Sellisel juhul ei ole küsimus ainult vormi tehnilises täitmises, vaid tehingute õiges klassifitseerimises enne deklaratsiooni koostamist.

Hea koostöö raamatupidajaga ei tähenda, et ettevõtja kaotab ülevaate. Vastupidi: juht annab õigeaegselt algandmed ja saab vastu selge pildi maksudest, tasumisele kuuluvatest summadest ning küsimustest, mis vajavad otsust. See on eriti väärtuslik alustavale ettevõttele, kus üks vale harjumus – näiteks isiklike ja ettevõtte kulude segamine – võib hiljem võtta palju aega parandamiseks.

Levinud vead, mis tekitavad lisatööd

Kõige sagedasem probleem ei ole keeruline maksuvorm, vaid hilinenud või puudulik info. Arve jõuab raamatupidajani mitu kuud pärast tehingut, pangatehingul puudub selgitus või palgamuudatusest teatatakse pärast palga väljamaksmist. Siis võib olla vaja parandada juba esitatud deklaratsioone ning üle vaadata maksete arvestus.

Teine levinud viga on eeldus, et käibemaksukohustuslasena saab iga ostu käibemaksu tagasi küsida. Tegelikult peab ost teenima ettevõtte maksustatavat käivet ning dokumentatsioon peab seda toetama. Segakasutusega vara, esinduskulud, sõiduautod ja töötajate hüved vajavad sageli täpsemat käsitlust.

Kolmas riskikoht on juhatuse liikme või osaniku väljamakse. Raha kandmine ettevõtte kontolt isiklikule kontole ei ole iseenesest selgitus. See võib olla töötasu, juhatuse liikme tasu, dividend, kulude hüvitamine, laen või midagi muud – ning igal variandil on erinev maksuarvestus ja dokumenteerimise vajadus.

Korrektsus annab ettevõttele rohkem kui täidetud kohustuse

Õigeaegne maksuarvestus aitab näha ettevõtte tegelikku seisu. Kui käive, kulud, töötasud ja maksud on igas kuus ajakohaselt kirjendatud, saab juht otsustada teadlikumalt: kas palgata inimene, teha investeering, muuta hinnastust või jaotada kasumit. Aastaaruande koostamine ei alga siis aasta lõpus kadunud dokumentide otsimisega, vaid toetub juba korras jooksvale arvestusele.

AB Raamatupidamine aitab korraldada igakuise arvestuse, palgaarvestuse ja deklaratsioonide esitamise nii, et ettevõtjal oleks kohustuste täitmisest selge ülevaade. Kutsetunnistusega raamatupidaja ja pika praktilise kogemuse väärtus seisneb eelkõige selles, et küsimused saavad lahenduse enne, kui neist kujuneb parandust vajav viga.

Kui ettevõtte tehingud muutuvad või tekib kahtlus mõne kulu, väljamakse või välisriigi arve maksukäsitluses, tasub küsida nõu enne deklaratsiooni esitamist. Õigel ajal tehtud täpsustus on enamasti väiksem töö kui hilisem parandus.