Majandusaasta aruande koostamine õigel ajal

Majandusaasta aruande koostamine kipub paljudes väikestes ettevõtetes jääma viimaste nädalate tööks. Siis selgub sageli, et mõni ostuarve on puudu, laenude saldod ei klapi või juhatuse liikme kulud vajavad täpsustamist. Kui igapäevane raamatupidamine on korras, on aastaaruanne loomulik osa ettevõtte finantsaastast, mitte kiireloomuline probleem.

Osaühingu juhatus vastutab selle eest, et aruanne oleks koostatud, kinnitatud ja Äriregistrile esitatud. Praktikas tähendab see, et juhatuse liige ei pea ise iga kannet tegema, kuid peab tagama arvestuse korrektsuse ning esitamise tähtajast kinnipidamise. Hea ettevalmistus annab lisaks nõuete täitmisele juhile selge pildi sellest, kuidas ettevõttel tegelikult läks.

Mida majandusaasta aruanne ettevõtte kohta näitab?

Aastaaruanne ei ole ainult Äriregistri jaoks täidetav vorm. Selles koonduvad ühe majandusaasta müük, kulud, vara, kohustused ja tulemus. Kui numbrid on õigesti kajastatud, saab ettevõtja hinnata, kas hinnastamine katab kulud, kui palju raha on seotud nõuetes või laos ning kas ettevõtte omakapital vastab tegelikule olukorrale.

Enamiku väikeste osaühingute aruande põhiosad on bilanss, kasumiaruanne ja lisad. Sõltuvalt ettevõtte suurusest, tegevusest ning kasutatavast aruandevormist võib vajalik olla ka tegevusaruanne ja muud selgitused. Aruande detailsus ei ole kõigil ettevõtetel sama. Mikro- ja väikeettevõtjale kehtivad lihtsustused, kuid need ei tähenda, et olulised tehingud, kohustused või seotud osapooltega tehtud tehingud võiksid jääda kajastamata.

Aruandele eelneb majandusaasta lõpetamine raamatupidamises. See on töö, mille käigus kontrollitakse, kas kõik perioodi tulud ja kulud on õiges aastas ning kas bilansis olevad summad on põhjendatud. Pelgalt pangakonto väljavõttest ei piisa, sest raamatupidamises tuleb arvestada ka tasumata arveid, ettemakseid, laene ja muid nõudeid või kohustusi.

Majandusaasta aruande koostamine algab jooksvast arvestusest

Kõige kiirem aastaaruande protsess sünnib siis, kui dokumente ei koguta tagantjärele. Müügi- ja ostuarved, pangatehingud, lepingud ning töötajatega seotud andmed peaksid jõudma raamatupidamisse regulaarselt. Nii saab puuduvad dokumendid välja selgitada kohe, mitte mitu kuud pärast tehingut.

Eriti tähelepanelik tasub olla kuludega, mille puhul ettevõtja kasutab isiklikku pangakaarti või tasub ettevõtte kulu sularahas. Kulu võib olla ettevõtlusega seotud, kuid selle kajastamiseks peab olemas olema nõuetekohane algdokument. Kui kuludokument puudub või kulu on isiklik, ei ole see automaatselt ettevõtte maksuvaba kulu.

Kasvava ettevõtte puhul tasub aastaringselt jälgida ka nõudeid klientide vastu. Arve väljastamine ei tähenda veel raha laekumist. Kui mõni nõue on pikalt tasumata või ebatõenäoliselt laekuv, tuleb selle käsitlemine enne aruande koostamist läbi mõelda. Sama kehtib laenude, osanikega tehtud arvelduste ja ettemaksete kohta.

Kui raamatupidamist peetakse regulaarselt, jääb aasta lõppu kontrolliv töö, mitte terve aasta taastamine. See hoiab kokku aega ning vähendab riski, et aruanne põhineb puudulikel andmetel.

Enne aruande vormistamist kontrolli neid valdkondi

Aasta lõpetamisel tuleks üle vaadata pangakontode ja kassade jäägid, tasumata müügi- ning ostuarved, laenud, liisingud ja intressid. Samuti vajavad kontrolli põhivara soetused, amortisatsioon, varud ning töötajatega seotud kohustused. Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb võrrelda raamatupidamise andmeid esitatud käibedeklaratsioonidega.

Oluline koht on maksuarvestusel. Palgakulud, juhatuse liikme tasud, dividendid ja erisoodustused võivad tuua kaasa erinevaid maksukohustusi. Kui mõni väljamakse on tehtud aasta jooksul ebaselge sisuga või ilma nõuetekohase aluseta, on mõistlik see enne aastaaruande esitamist üle kontrollida. Hilisem parandamine on võimalik, kuid sageli ajamahukam ning võib tähendada parandatud deklaratsioonide esitamist.

Kui ettevõttel on seotud osapooled – näiteks osanik, juhatuse liige või nendega seotud teine äriühing -, tuleb tehingud eraldi tähelepanuga läbi vaadata. Laenud, teenused, rendid ja muud arveldused peavad olema selgelt dokumenteeritud ning aruandes vajalikus ulatuses avalikustatud.

Tähtaeg ei ole soovituslik

Majandusaasta aruanne tuleb üldjuhul esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Kalendriaastat kasutava ettevõtte puhul tähendab see tavaliselt 30. juunit. Ka ettevõte, millel aasta jooksul tegevust ei olnud, peab aruandekohustuse täitma. Nullkäibega ettevõtte aruanne võib olla lihtsam, kuid kohustus ise ei kao.

Aruanne esitatakse elektrooniliselt Äriregistri ettevõtjaportaali kaudu. Enne esitamist peavad andmed olema kontrollitud, aruanne kinnitatud ja kasumi jaotamise ettepanek või kahjumi katmise otsus sisuliselt läbi mõeldud. Juhatuse liige peab teadma, mida ta kinnitab. Digiallkiri või esitamisnupp ei muuda puudulikke algandmeid korrektseks.

Hilinemine võib tuua kaasa registri tähelepanu, trahviriski ning ettevõtte usaldusväärsuse vähenemise partnerite silmis. Kui aruanne jääb pikaks ajaks esitamata, võivad tagajärjed olla oluliselt tõsisemad. Seetõttu ei tasu tähtaja lähenemist käsitleda signaalina, et alles siis võiks raamatupidamisega alustada.

Kasum ei tähenda automaatselt väljamakstavat dividendi

Aruandes kajastuv kasum ja ettevõtte pangakontol olev raha ei ole sama asi. Ettevõttel võib olla kasumlik aasta, kuid raha võib olla seotud klientide tasumata arvete, varude või investeeringutega. Samal ajal võib kontol olla raha, kuid jaotuskõlblikku kasumit ei pruugi piisavalt olla.

Enne dividendide otsustamist tuleb hinnata eelmiste perioodide tulemusi, kohustusi, omakapitali ja ettevõtte maksevõimet pärast väljamakset. Dividendide puhul tuleb arvestada ka tulumaksuga ning otsuse korrektse vormistamisega. Juhatuse jaoks on see koht, kus hea raamatupidamine aitab teha teadliku, mitte emotsioonist lähtuva otsuse.

Kui omakapital on vähenenud alla seaduses ette nähtud taseme või ettevõttel on kahjum, vajab olukord selget tegevusplaani. Mõnikord on lahenduseks kasumi teenimine järgmisel perioodil, mõnikord omaniku täiendav panus või muu ettevõtte olukorrale sobiv samm. Oluline on, et probleem ei jääks aruandes märkamatuks ega lükkuks järgmisesse aastasse.

E-residendi ja mitteresidendi ettevõtte puhul lisandub kontrollikohti

Eesti e-residentsus teeb ettevõtte juhtimise paindlikuks, kuid ei vabasta Eesti äriühingut raamatupidamise ja aruandluse nõuetest. Kui juhatus, kliendid, töötajad või tegevus paiknevad eri riikides, tuleb tähele panna maksuresidentsust, teenuste osutamise kohta ning töötamisega seotud kohustusi.

Näiteks välisriigis töötava inimese tasustamine ei ole ainult palgaarvestuse küsimus. Mõnel juhul võib tekkida kohustus registreerida töötamine või arvestada makse teises riigis. Samuti võivad välisvaluutas tehtud tehingud ja välismaised teenusepakkujad vajada tavapärasest rohkem dokumentatsiooni. Aastaaruande koostamise ajaks ei tohiks need teemad olla esimest korda laual.

Rahvusvahelise tegevusega ettevõtte puhul on mõistlik küsida nõu juba tehingu või töötaja lisandumise eel. Õige ülesehitus alguses on lihtsam ja soodsam kui vigade parandamine pärast deklaratsioonide või aruande esitamist.

Millal kaasata raamatupidaja?

Kui ettevõttel on vähe tehinguid, puuduvad töötajad ning kõik dokumendid on korrektselt olemas, võib aastaaruande ettevalmistus olla üsna sirgjooneline. Keerukus kasvab kiiresti, kui lisanduvad käibemaks, palgad, põhivara, laenud, dividendid, välistehingud või mitu omanikku. Siis ei ole küsimus ainult aruande vormistamises, vaid ka selles, kas kogu aasta arvestus on olnud õige.

Professionaalne raamatupidaja aitab kontrollida algandmeid, teha vajalikud lõpetamiskanded ning koostada aruande ettevõtte tegelikku seisu kajastavalt. AB Raamatupidamine lähtub seejuures praktilisest eesmärgist: ettevõtja saab õigel ajal nõuetekohase aruande ja selge ülevaate ettevõtte numbritest, ilma et peaks ise maksuarvestuse nüansse igal aastal uuesti õppima.

Kõige rahulikum viis aastaaruande esitamiseks on anda dokumendid ja küsimused raamatupidamisse jooksvalt. Nii jääb majandusaasta lõpus ettevõtjal rohkem aega järgmise aasta otsuste tegemiseks, mitte eelmise aasta tehingute otsimiseks.