Alustajate levinumad raamatupidamisvead

Levinumad raamatupidamisvead alustajatel ei teki tavaliselt hooletusest. Ettevõtja keskendub müügile, teenuse osutamisele ja klientidele ning eeldab, et mõned ostutšekid, pangakonto väljavõte ja raamatupidamistarkvara lahendavad ülejäänu. Probleem avaldub sageli alles deklaratsiooni esitamise tähtajal, käibemaksukohustuse tekkimisel või majandusaasta aruannet koostades. Siis on vaja varasemaid tehinguid tagantjärele selgitada, dokumente otsida ja vahel parandada juba esitatud andmeid.

Korrektselt korraldatud arvestus ei ole ainult seadusest tulenev kohustus. See annab juhatuse liikmele ülevaate sellest, kas ettevõte teenib kasumit, kui palju on tasumata kohustusi ning millised maksud tuleb lähiajal maksta. Allpool on vead, mida alustavas ettevõttes kohtab kõige sagedamini, ja praktilised viisid nende vältimiseks.

1. Ettevõtte ja isiklike kulude segamine

Osaühingu raha ei ole juhatuse liikme isiklik raha. Kui ettevõtte kaardiga tasutakse igapäevaseid toidukulusid, erareisi, koduse sidepaketi või muu isikliku ostu eest, peab raamatupidamises olema selge alus, miks tegemist oli ettevõtluskuluga. Pelgalt selgitus „vajalik tööks” ei pruugi kontrolli korral piisata.

Kõik kulud ei pea olema otseselt kliendile edasi müüdavad, kuid neil peab olema põhjendatud seos ettevõtte tegevusega. Näiteks töötelefon, erialane tarkvara või klientidega kohtumise kulu võivad olla ettevõtlusega seotud. Isiklikuks kasutuseks tehtud kulud võivad tuua kaasa maksukohustuse või nõude raha ettevõttele tagastada.

Kõige lihtsam lahendus on hoida rahavood eraldi: kasutada ettevõtte kuludeks ettevõtte pangakontot ja kaarti ning maksta isiklikud kulud isiklikult kontolt. Kui juhatuse liige kannab ettevõtte eest kulu oma rahast, tuleb säilitada dokument ning tehing korrektselt arvele võtta.

2. Algdokumentide kogumine jääb viimasele hetkele

Pangaväljavõte näitab, et raha liikus, kuid enamasti ei selgita see tehingu sisu piisavalt. Raamatupidamise alus on algdokument: arve, tšekk, leping, kuluaruanne või muu dokument, millelt on näha tehingu pooled, sisu, kuupäev, summa ja vajadusel käibemaksu andmed.

Levinud olukord on see, et ostutšekk jääb autosse, e-kirjas saadud arve kaob teiste kirjade vahele või välismaisest veebikeskkonnast tehtud ostu kohta ei laadita dokumenti alla. Mõne kuu pärast ei pruugi enam meeles olla, mille eest maksti. See muudab kulude põhjendamise keeruliseks ja aeglustab igakuist arvestust.

Tee dokumentide edastamine rutiinseks osaks oma töökorraldusest. Saada ostudokumendid raamatupidajale kohe pärast ostu või vähemalt kord nädalas. Kui dokument on võõrkeelne, ei ole see iseenesest probleem, kuid tehingu äriline eesmärk peab olema arusaadav. Eriti tähelepanelik tasub olla tarkvara tellimuste, reklaamiplatvormide ja muude välismaiste teenuste puhul.

3. Käibemaksu käsitlemine „umbes õigesti”

Käibemaks on üks valdkondi, kus väike ebatäpsus võib korduda kuude kaupa. Ettevõtja võib näiteks arvata, et igalt ostult saab sisendkäibemaksu tagasi küsida või et välismaa teenusepakkujalt saadud arve ei too Eestis kaasa ühtegi kohustust. Tegelik käsitlus sõltub tehingu liigist, müüja asukohast, ettevõtte käibemaksustaatusest ja sellest, kuidas ostu kasutatakse.

Sisendkäibemaksu saab üldjuhul maha arvata üksnes ettevõtlusega seotud ostudelt, kui selleks on nõuetekohane dokument. Segakasutusega kulude, näiteks sõiduauto, side- või kodukontorikulude puhul tuleb hinnata tegelikku kasutust. Täismahus mahaarvamine ei ole alati põhjendatud.

Ka välismaalt ostetud digiteenused, tarkvara, reklaam või konsultatsioon võivad tuua kaasa pöördmaksustamise kohustuse. Euroopa Liidu ettevõttele teenuse müümisel võivad kehtida omakorda teised arveldamise ja deklareerimise reeglid. Seetõttu ei tasu käibemaksu otsuseid teha ainult arve keele, valuuta või teenusepakkuja tuntuse järgi.

Kui ettevõtte maksustatav käive läheneb käibemaksukohustuslasena registreerimise piirmäärale, tuleb käivet jälgida jooksvalt. Registreerimine ei ole pelgalt vormitäide – see muudab hinnastamist, arvete vormistamist ja deklaratsioonide esitamist. Käibemaksukohustuslase KMD esitatakse üldjuhul iga kuu 20. kuupäevaks, mistõttu peab eelmise kuu dokumentatsioon olema aegsasti koos.

4. Tulu kajastatakse laekumise, mitte tehingu järgi

Alustaval ettevõtjal on loomulik jälgida pangakontol olevat raha. Raamatupidamises ei ole aga alati määrav see, millal klient maksis. Kui arve on esitatud detsembris, kuid raha jõuab kontole jaanuaris, võib müügitulu kuuluda siiski eelmisesse majandusaastasse. Sama põhimõte puudutab kulusid ja ettemakseid.

See on eriti oluline majandusaasta lõpus. Kui tulud ja kulud pannakse valesse perioodi, ei anna kasumiaruanne ettevõtte tegelikust olukorrast õiget pilti. Lisaks võib jääda mulje, et raha on rohkem kasutada, kui tegelikult on, sest tasumata maksud, tarnijaarved või tulevaste perioodide kohustused ei paista välja.

Ettevõtja jaoks on hea harjumus võrrelda vähemalt kord kuus müügiarveid, laekumisi ja tasumata arveid. Nii saab kiiresti reageerida võlgnevustele ning hinnata, kas rahavoog katab lähiaja kohustused.

5. Juhatuse liikme tasud ja töötajate palk korraldatakse vales vormis

Töö eest raha väljavõtmine ei ole lihtsalt ülekanne ettevõtte kontolt isiklikule kontole. Juhatuse liikme tasu, töötasu, dividendid, kulude hüvitamine ja omanikulaen on erineva sisuga tehingud ning neile kehtivad erinevad reeglid ja maksud.

Näiteks regulaarselt tehtava töö eest ei saa lõputult kasutada kuluhüvitisi või nimetada väljamakseid dividendiks. Dividendi maksmine eeldab kasumi olemasolu ja nõuetekohast otsust. Juhatuse liikme tasu või töötasu puhul tuleb korraldada maksuarvestus ning esitada vajalikud andmed Maksu- ja Tolliametile. TSD esitamise ja maksude tasumise tähtaeg on üldjuhul väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäev.

Töötaja puhul lisanduvad töölepingu tingimused, töötamise registreerimine, puhkusearvestus, haiguslehtede ja võimalike muude tasude käsitlemine. Ka ühe töötajaga ettevõttes tasub palgaarvestus algusest peale õigesti üles ehitada. Hilisemad parandused võtavad rohkem aega kui korrektne protsess.

6. Deklaratsioonide ja aruannete tähtajad jäävad kalendrisse märkimata

Maksudeklaratsioon ei ole asi, mida saab esitada siis, kui aega tekib. Tähtaegadest kinnipidamine aitab vältida intresse, selgitustaotlusi ja tarbetut stressi. Igakuise maksuarvestuse jaoks peavad dokumendid ning pangatehingute selgitused jõudma raamatupidamisse piisava varuga, mitte deklaratsiooni esitamise hommikul.

Sama kehtib majandusaasta aruande kohta. Aruanne tuleb esitada Äriregistrile üldjuhul kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu ka siis, kui ettevõttel ei olnud tegevust. Tegevuseta ettevõte ei tähenda automaatselt, et aruandekohustust ei ole. Aruande koostamine on oluliselt lihtsam, kui aasta jooksul on kõik tehingud jooksvalt kirjendatud ja kontod kontrollitud.

Tähtaegade jälgimiseks sobib ühine kalender, kus on kirjas deklaratsioonide, maksude ja aruande esitamise kuupäevad. Kuid kalender üksi ei lahenda midagi, kui dokumente ei koguta või tehinguid ei selgitata. Töökindel süsteem ühendab mõlemad.

7. Ainult tarkvarale või üksikule nõuandele toetumine

Raamatupidamistarkvara aitab arveid koostada, pangatehinguid importida ja aruandeid vaadata. See ei otsusta siiski teie eest, kas kulu on ettevõtlusega seotud, milline maksumäär kehtib või kuidas käsitleda mitteresidendi, töötaja ja välisriigi partneriga seotud tehingut. Automaatne kirjend võib olla tehniliselt korrektne, kuid sisuliselt vale.

Ka internetist või tehisintellektilt saadud üldine vastus ei pruugi arvestada ettevõtte tegelikku olukorda. Maksuarvestuses muudavad tulemust sageli detailid: lepingu sisu, osapoolte staatus, teenuse osutamise koht, dokumentide vorm ja väljamakse eesmärk. Mida varem küsimus läbi arutada, seda lihtsam on valida õige lahendus.

Kuidas hoida arvestus kontrolli all algusest peale

Alustaval ettevõttel ei ole vaja luua keerukat finantsosakonda. Vaja on selget rütmi: ettevõtte ja isiklike kulude eristamine, dokumentide regulaarne kogumine, pangatehingute selgitamine ning igakuiste maksukohustuste ülevaatamine. Kui ettevõttel on töötajad, välispartnerid, käibemaksukohustus või e-residendi taust, muutub professionaalne kontroll veel olulisemaks.

AB Raamatupidamine aitab korraldada igakuise arvestuse, deklaratsioonid, palgaarvestuse ja majandusaasta aruande nii, et ettevõtja ei peaks tähtaja eel oletama, kas kõik on korras. Küsi pakkumist enne, kui tehingute hulk kasvab suuremaks kui nende ülevaatamiseks jääv aeg.

Hea raamatupidamine ei alga aasta lõpus aruannet koostades. See algab järgmisest ostust, järgmisest arvest ja sellest, et iga ettevõtte euro oleks õigesti põhjendatud, dokumenteeritud ning õigel ajal arvestatud.