Puhkusetasu arvestamine töötajale õigesti

Töötaja puhkus ei ole pelgalt kalendrisse märgitud vaba aeg. Ettevõtja jaoks tähendab see õigel ajal tehtud palgaarvestust, korrektset väljamakset ja maksuarvestust. Puhkusetasu arvestamine töötajale tekitab eksimusi enamasti siis, kui aetakse segi puhkusepäevad ja tööpäevad, kasutatakse vale arvestusperioodi või jäetakse väljamakse tähtaeg tähelepanuta.

Väikeses ettevõttes võib üks vale arvutus tunduda tühine, kuid selle tagajärjeks võivad olla töötaja küsimused, parandatud palgalehed ja ebatäpne maksudeklaratsioon. Selge protsess säästab aega ning aitab hoida töösuhtega seotud kohustused kontrolli all.

Millal tekib töötajal õigus puhkusele?

Töölepingu alusel töötaval inimesel on üldjuhul õigus vähemalt 28 kalendripäeva põhipuhkusele aastas. Puhkust arvestatakse kalendripäevades, mitte tööpäevades. See tähendab, et puhkuse sisse jäävad ka nädalavahetused, kuid riigipühad puhkusepäevade hulka ei lähe.

Näiteks kui töötaja puhkab kaks nädalat ja sellesse perioodi jääb riigipüha, pikeneb puhkus riigipüha võrra. Seda tuleb arvestada nii puhkuse ajavahemiku määramisel kui ka töötaja tööle naasmise kuupäeva leidmisel.

Osalise tööajaga töötajal on põhipuhkuse kestus sama nagu täistööajaga töötajal. Erinevus tuleb välja töötasus, sest puhkusetasu lähtub töötaja tegelikust tasust ja kokkulepitud töökoormusest. Teatud töötajagruppidel, näiteks alaealistel või haridustöötajatel, võib seadusest või lepingust tulenevalt olla pikem puhkus.

Puhkuste ajakava tasub koostada aasta alguses. Kui puhkus ei ole ajakavas kokku lepitud, tuleb teisest poolest üldjuhul ette teatada vähemalt 14 kalendripäeva. Praktikas aitab varajane kokkulepe vältida olukorda, kus palgaarvestus tuleb teha kiirustades või töötaja puhkus kattub ettevõtte kõige kiirema tööperioodiga.

Puhkusetasu arvestamine töötajale: põhireegel

Puhkusetasu arvutamise loogika sõltub sellest, kuidas töötajale tasu makstakse. Kõigepealt tuleb selgeks teha, kas töötajal on kogu arvestusperioodil olnud muutumatu fikseeritud kuutasu või on tasu sisaldanud muutuvaid osi, näiteks tulemustasu, tunnitasu, lisatasusid või komisjonitasu.

Kui töötaja saab fikseeritud kuutasu ning see ei ole arvestusperioodil muutunud, säilitatakse puhkuse ajaks tema tavapärane kuutasu. Eraldi keskmise töötasu arvutust sellisel juhul üldjuhul vaja ei ole. See on paljude väikeste ettevõtete jaoks kõige lihtsam olukord, kuid ka siin tuleb kontrollida, et töötasu ei oleks vahepeal muutunud näiteks koormuse, ametikoha või palgakokkuleppe tõttu.

Muutuva tasu korral arvutatakse puhkusetasu keskmise kalendripäevatasu alusel. Arvesse võetakse puhkusele eelnenud kuus kalendrikuud. Oluline detail on see, et puhkuse alguskuud arvestusperioodi ei lisata.

Kui töötaja alustab puhkust 10. augustil, on tavapärane arvestusperiood veebruarist juulini. Selle perioodi töötasud jagatakse kalendripäevade arvuga, millest on välja jäetud riigipühad ning seaduses ette nähtud arvestusest välja jäävad päevad. Saadud keskmine kalendripäevatasu korrutatakse puhkusepäevade arvuga.

Lihtsustatud näide aitab loogikat näha. Kui töötaja arvestusperioodi tasu on kokku 9 000 eurot ja arvestusse jääb 180 kalendripäeva, on keskmine kalendripäevatasu 50 eurot. Kui töötaja kasutab 14 kalendripäeva puhkust, oleks puhkusetasu 700 eurot. Tegelikus arvestuses võivad tulemust mõjutada riigipühad, tasustamata puudumised, haiguslehed ning muud perioodid, mille eest töötasu ei makstud.

Millised tasud lähevad arvutusse?

Keskmise töötasu arvutamisel ei saa lähtuda ainult töölepingus olevast põhipalgast. Arvestusse lähevad üldjuhul tasud, mida töötaja on tehtud töö eest saanud: põhitöötasu, tunnitasu, müügitasu, regulaarne lisatasu ja ületunnitöö eest makstud tasu.

Samas ei ole iga väljamakse töötasu. Näiteks kuluhüvitised, lähetusega seotud hüvitised, tööandja poolt tehtud maksuvabad kulutused ning varasem puhkusetasu ei ole tavapäraselt keskmise töötasu osa. Ka ühekordsete maksete käsitlemine sõltub nende sisust. Küsimus ei ole ainult väljamakse nimetusest palgalehel, vaid sellest, mille eest see tegelikult maksti.

See koht vajab sageli raamatupidaja tähelepanu. Kui lisatasu on nimetatud preemiaks, kuid seda makstakse regulaarselt töö tulemuse eest, võib selle välistamine puhkusetasu arvutusest anda vale tulemuse. Vastupidi, ettevõtte juubeli puhul tehtud kingitus ei muutu töötasuks pelgalt seetõttu, et see jõuab töötajani koos palgaga.

Väljamakse tähtaeg ja maksude arvestus

Puhkusetasu tuleb töötajale välja maksta hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust. Töötaja ja tööandja võivad kokku leppida hilisemas tähtajas, kuid kokkulepe peab olema selge. Kõige kindlam on see vormistada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, näiteks e-kirjas või puhkuseavalduse kinnituses.

Kui töötaja läheb puhkusele esmaspäeval, tuleb tavapärase reegli järgi puhkusetasu maksta välja hiljemalt eelmisel neljapäeval. Pühad ja ettevõtte töökorraldus võivad tähtaega mõjutada, mistõttu tasub puhkuse andmed palgaarvestusse edastada aegsasti.

Puhkusetasu on töötasu ning sellele rakenduvad tavapärased tööjõumaksud. Väljamakselt peetakse kinni tulumaks, töötuskindlustusmakse ja vajaduse korral kohustusliku kogumispensioni makse. Tööandja arvestab sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusmakse tööandja osa. Väljamakse ning maksud deklareeritakse tavapärases korras TSD-l selle kuu kohta, mil tasu välja makstakse.

Oluline on eristada puhkusetasu palgaarvestuslikku tekkimist ja tegelikku väljamaksekuud. Kui puhkusetasu makstakse enne puhkuse algust välja ühes kuus, kuid puhkus jätkub järgmises kuus, tuleb maksudeklaratsioonis lähtuda väljamakse ajast. Korrektsed kanded raamatupidamises aitavad samal ajal näidata puhkusetasu kulu õigel perioodil.

Levinud vead, mis toovad kaasa parandusi

Puhkusetasu puhul korduvad mõned vead eriti sageli. Esimene on puhkuse arvestamine tööpäevades. Põhipuhkuse puhul tuleb lähtuda kalendripäevadest ja riigipühadest, mitte töötaja tavapärasest töögraafikust.

Teine viga on kuue kuu perioodi valesti valimine. Arvestusperiood lõpeb puhkuse alguskuule eelneva kuuga. Kui töötaja läheb puhkusele kuu keskel, ei kasutata selle sama kuu seni teenitud töötasu keskmise leidmiseks.

Kolmas probleem on kasutamata puhkuse väljamaksmine töötamise ajal. Üldreeglina ei asendata põhipuhkust rahaga. Kasutamata puhkuse hüvitist makstakse töösuhte lõppemisel. See nõue kaitseb töötaja tegelikku puhkeõigust ning ettevõtjal tasub puhkusejääke regulaarselt jälgida.

Neljandaks unustatakse, et töölepingu muutmine võib muuta ka arvutuse alust. Kui töötaja läheb näiteks poolelt koormuselt täiskoormusele või tema fikseeritud kuutasu muutub, ei pruugi tavapärase kuutasu säilitamine enam olla õige lahendus. Siis tuleb hinnata keskmise tasu arvutamise vajadust.

Kuidas korraldada puhkusetasude arvestus ettevõttes?

Hea protsess algab sellest, et puhkusejäägid, kokkulepitud puhkuseperioodid ja töötasu muutused on üheselt dokumenteeritud. Töötaja puhkuseavaldus või ajakavas kinnitatud puhkus peaks jõudma palgaarvestusse enne väljamakse tähtaja tekkimist.

Palgaarvestuse jaoks on vaja teada puhkuse täpseid algus- ja lõppkuupäevi, töötaja tasusüsteemi, arvestusperioodil makstud tasude liike ning puudumisi. Kui ettevõttes kasutatakse boonuseid või tulemuspõhist tasu, tasub enne esimeste puhkuste hooaega kokku leppida, kuidas need andmed raamatupidajani jõuavad.

Tarkvara aitab arvutust kiirendada, kuid ei otsusta ettevõtte eest, kas sisestatud tasu on keskmise töötasu osa või kas puhkuse ajavahemik on õigesti määratud. Kontroll tuleb teha sisendandmete ja töölepingu tingimuste põhjal. Eriti tähelepanelik tasub olla siis, kui ettevõttes on töötajaid eri koormusega, muutuvate töötundidega või välisriigist töötavate inimestega.

Kui soovite, et puhkusetasud, palgad ja deklaratsioonid liiguksid õigeaegselt ning kontrollitavalt, tasub palgaarvestus hoida ühtse protsessina. AB Raamatupidamine aitab ettevõtjal korraldada arvestuse nii, et töötaja saab õigel ajal õige tasu ning ettevõtte maksukohustused on korrektselt täidetud.