Kuidas arvutada töötaja lõpparve õigesti
Töösuhte lõppemise päeval ei piisa lihtsalt viimase kuu palga ülekandmisest. Küsimus, kuidas arvutada töötaja lõpparve, puudutab korraga töötasu, kasutamata puhkust, võimalikke hüvitisi, maksuarvestust ja dokumente. Väikese ettevõtte jaoks on kõige suurem risk tavaliselt mitte arvutuse keerukus, vaid mõne tasuosa või tähtaja tähelepanuta jätmine.
Lõpparve peab töötajale arusaadavalt näitama, mille eest tasu makstakse ja millised kinnipidamised on tehtud. Korrektselt koostatud arvestus aitab vältida hilisemaid vaidlusi ning tagab, et tööandja palgakulu ja maksud kajastuvad raamatupidamises õigesti.
Mida töötaja lõpparve tavaliselt sisaldab?
Lõpparve koosneb töötaja töölepingu lõppemise hetkeks välja teenitud, kuid veel tasumata nõuetest. Kõige sagedamini kuuluvad sinna viimase perioodi töötasu ja kasutamata põhipuhkuse rahaline hüvitis. Olenevalt töösuhte lõpetamise põhjusest võivad lisanduda etteteatamistähtaja hüvitis, koondamishüvitis, tulemustasu, ületunnitöö tasu või muud töölepingus ja ettevõtte korras kokku lepitud maksed.
Arvestuse aluseks ei ole ainult palgaleht. Kontrollida tuleb töölepingut, selle muudatusi, puhkuste ajakava ja tegelikku puhkusekasutust, tööaja arvestust ning lõpetamise alust. Näiteks kokkulepitud boonus võib olla lõpparve osa ka siis, kui see makstakse tavaliselt välja kord kvartalis. See sõltub boonuse tingimustest ja sellest, millal töötajal õigus sellele tasule tekkis.
Töösuhte lõppemise päeval tuleb üldjuhul välja maksta kõik sissenõutavaks muutunud summad. Kui mõne tasu maksepäev või tekkimise tingimus on eraldi kokku lepitud, tuleb lähtuda konkreetsest kokkuleppest ja selle sisust.
Kuidas arvutada töötaja lõpparve samm-sammult
Praktiline ja turvaline töökorraldus on teha lõpparve alati samas järjekorras. Nii jääb vähem ruumi kiirustamisest tulenevatele vigadele.
1. Määra töösuhte viimane päev ja lõpetamise alus
Esmalt fikseeri töölepingu lõppemise kuupäev. See määrab, millise päevani koguneb töötasu ja põhipuhkus ning millal tuleb töötaja töötamise registreering lõpetada. Lõpetamise alus mõjutab eelkõige seda, kas tööandjal tekib hüvitise maksmise kohustus.
Töötaja ülesütlemine, poolte kokkulepe, katseajal lõpetamine, tähtajalise lepingu lõppemine ja koondamine ei anna sama tulemust. Poolte kokkuleppel võib kokku leppida lisatasu või muu väljamakse. Koondamise korral tuleb arvestada seadusest tuleneva koondamishüvitisega. Kui etteteatamistähtaega ei järgita, võib tekkida kohustus hüvitada vähem etteteatatud aeg.
Ärge lähtuge ainult lõpetamisavalduse pealkirjast. Loeb avalduse sisu, kuupäevad ja tegelik õiguslik alus. Kahepoolne allkirjastatud kokkulepe vähendab hilisemat ebamäärasust, kuid ei asenda korrektset palga- ja maksuarvestust.
2. Arvuta välja teenitud töötasu
Töötajale tuleb tasuda viimase tööperioodi eest tehtud töö eest. Kuupalga puhul leitakse tasu vastavalt ettevõttes rakendatavale tööajanormile ja töötatud ajale. Tunnitasu korral lähtutakse kinnitatud töötundidest. Kui töötaja töötas viimasel kuul osalise ajaga, viibis puhkusel või puudus, tuleb arvestada tegelikku tööaega ja puudumise alust.
Lisage kõik selleks ajaks välja teenitud tasud: näiteks öötöö, riigipühal töötamise, ületunnitöö või asendamise eest makstav tasu. Kui lisatasu sõltub kinnitatud tulemusest või müügitulemusest, kontrollige, kas tingimus on töösuhte lõppemise ajaks täidetud.
Näiteks kui töötaja viimane tööpäev on kuu 18. kuupäeval, ei tähenda see automaatselt, et talle kuulub 18/30 kuupalgast. Töötasu jagamise meetod peab vastama teie tööaja arvestusele ja kokkulepitud töötasustamise korrale. Just siin tekivad sageli ebatäpsused, kui arvestus tehakse käsitsi ilma tööajanormi kontrollimata.
3. Selgita välja kasutamata põhipuhkus
Töölepingu lõppemisel ei saa kasutamata põhipuhkust üldjuhul enam puhkusena anda. Selle asemel tuleb kasutamata ja aegumata puhkusepäevad rahas hüvitada. Töötajal tekib põhipuhkus proportsionaalselt töötatud ajaga, seega ei pruugi õigus olla alati täpselt 28 kalendripäeva.
Arvestus algab sellest, kui palju puhkust töötajal töösuhte kestel tekkis. Seejärel lahutatakse tegelikult kasutatud puhkusepäevad. Alles jääb hüvitatav jääk. Kontrollige ka, kas tööandjal on põhjendatud alus arvestada puhkuse aegumist – seda ei tohi eeldada ainult seetõttu, et puhkus pärineb varasemast perioodist.
Puhkusehüvitise summa leitakse keskmise töötasu reeglite järgi. Enamasti kasutatakse selleks eelneva kuue kalendrikuu töötasu andmeid ja arvestatakse töötaja keskmine kalendripäevatasu. Seejärel korrutatakse keskmine tasu hüvitatavate puhkusepäevade arvuga.
Kui töötaja töötasu on olnud igal kuul sama ja töökorraldus lihtne, võib arvutus olla sirgjooneline. Muutuva töötasu, komisjonitasu, osalise tööaja, töötasu muutuse või pika puudumise korral vajab keskmise tasu arvestus rohkem tähelepanu. Sellises olukorras ei ole mõistlik kasutada juhuslikku veebikalkulaatorit ilma algandmeid kontrollimata.
4. Lisa lõpetamisega seotud hüvitised
Kõik töösuhte lõpetamised ei too kaasa täiendavat hüvitist. Kui töötaja lahkub omal soovil ja etteteatamistähtaega järgitakse, koosneb lõpparve tavaliselt töötasust ja puhkusehüvitisest. Koondamisel peab tööandja maksma seaduses ette nähtud koondamishüvitist. Teatud juhtudel võib töötajal olla õigus hüvitisele ka Töötukassast, kuid see ei ole tööandja lõpparve osa.
Etteteatamistähtaja rikkumisel tuleb hinnata hüvitist eraldi. Näiteks kui tööandja lõpetab lepingu varem, kui seadus või kokkulepe ette näeb, võib töötajal tekkida nõue vähem etteteatatud tööpäevade eest. Samuti võivad pooled lõpetamisel kokku leppida ühekordses kompensatsioonis. Selline makse tuleb lõpparvel eraldi välja tuua, mitte peita töötasu rea sisse.
5. Tee kinnipidamised ja arvuta tööandja maksud
Lõpparve brutotasult peetakse kinni töötaja maksud ja maksed samadel põhimõtetel nagu tavapäraselt palgalt. Arvesse tuleb võtta töötaja avaldust tulumaksuvaba tulu kasutamise kohta, kohustusliku kogumispensioni kohustust ning muid seaduslikke kinnipidamisi, näiteks kohtutäituri arestiakti alusel tehtavaid kinnipidamisi.
Tööandja arvestab väljamaksetelt ka oma maksukohustused. Puhkusehüvitis ja enamik töösuhtest tulenevaid hüvitisi on maksustamise mõttes palgatulu, kuid konkreetse makse käsitlus võib sõltuda selle õiguslikust sisust. Seepärast tuleb koondamishüvitis, etteteatamishüvitis ja kokkuleppeline lisakompensatsioon palgaarvestuses selgelt eristada.
Väljamakse kuupäev mõjutab maksudeklaratsiooni perioodi. Tööandja deklareerib töötajale tehtud väljamaksed ja nendega seotud maksud TSD-l väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks. Lõpparve tegemine ei lõpeta seega kohustusi samal päeval – järgnema peab korrektne deklareerimine ja tasumine.
Dokumendid ja registritoimingud pärast lõpparvet
Palgaarvestus on vaid üks osa töösuhte lõpetamisest. Töötajale tuleb anda selge palgaarvestus, kust on näha brutotasud, kinnipidamised ja väljamakstav netosumma. Vajaduse korral saab sellele lisada puhkusepäevade arvestuse ning hüvitiste selgituse.
Töötamise register tuleb lõpetada õige kuupäeva ja lõpetamise põhjusega. Kontrollige enne esitamist, et viimane tööpäev, töölepingu lõpetamise dokument ja registrikanne oleksid omavahel kooskõlas. Hilinenud või vale kanne võib tekitada töötajale probleeme hüvitiste taotlemisel ning tööandjale täiendavaid selgituskohustusi.
Hoidke alles lõpetamisavaldus või kokkulepe, puhkusearvestus, tööaja andmed, lõpparve palgaleht ja maksekorraldus. Need dokumendid on vajalikud nii raamatupidamise tõendamiseks kui ka siis, kui töötaja küsib hiljem arvutuse kohta selgitust.
Levinud vead, mis tekitavad vaidlusi
Kõige sagedamini ununeb lõpparvest kasutamata puhkus või kasutatakse selle arvutamisel vale keskmist tasu. Teine levinud viga on eeldada, et töötaja kaotab puhkusejäägi automaatselt aasta vahetumisel. Kolmas probleem on ebapiisav etteteatamine, mille hüvitist ei lisata palgaarvestusse.
Vigu tekitab ka töötamise registri liiga varane lõpetamine. Kui töötaja töötab veel viimase päeva lõpuni, peab registreering vastama tegelikule töösuhtele. Samuti ei tohiks lõpparvet vähendada tööandja vara tagastamata jätmise või oletatava kahju tõttu ilma selge õigusliku aluseta. Töötasust kinnipidamine ei ole tööandja vaba otsus.
Kui lõpparves on muutuv töötasu, pikk puhkuseajalugu, koondamine või välisriigiga seotud maksuküsimus, tasub arvutus enne väljamakset üle kontrollida. AB Raamatupidamine aitab korraldada palgaarvestuse nii, et lõpparve, TSD ja töötamise registri toimingud moodustavad ühe korrektse terviku. Õigel ajal tehtud täpne arvestus annab ettevõtjale rahu ja töötajale selge vastuse, mille eest ning kui palju talle tasuti.