Juhatuse liikme tasude juhend ettevõtjale

Juhatuse liikme tasude juhend algab ühest praktilisest küsimusest: mille eest juhatuse liige ettevõttes tegelikult tasu saab? Väikeses osaühingus on omanik, juhatuse liige ja igapäevatöö tegija sageli üks inimene. See ei tähenda siiski, et töötasu, juhatuse liikme tasu ja dividend oleksid maksustamise ning dokumentide mõttes sama asi. Õige valik aitab vältida hilisemaid maksuriske, parandusi deklaratsioonides ja ebamugavaid küsimusi kontrolli korral.

Millal on juhatuse liikme tasu põhjendatud?

Juhatuse liikme tasu makstakse juhtimis- ja esindusülesannete täitmise eest. Nende hulka kuuluvad näiteks ettevõtte igapäevase tegevuse korraldamine, lepingute sõlmimine, strateegiliste otsuste tegemine, finantsvastutuse kandmine ja äriühingu esindamine.

Tasu ei pea olema igas ettevõttes igakuine. Alustavas või ajutiselt passiivses osaühingus võib juhatuse liige täita ülesandeid tasuta, kui see on sisuliselt põhjendatud ning dokumenteeritud. Kui aga ettevõte teenib tulu, juhatuse liige juhib tegevust aktiivselt ja panustab töösse regulaarselt, tuleb hinnata, kas tasu maksmine on mõistlik ning vastab tehtud töö mahule.

Maksuarvestuses ei ole määrav ainult lepingu pealkiri või makse selgitus pangaväljavõttel. Vaadatakse töö tegelikku sisu. Kui omanik juhib ettevõtet iga päev, suhtleb klientidega, korraldab töötajaid ning teeb ettevõtte nimel otsuseid, võib üksnes dividendide väljamaksmine tekitada küsimuse, kas osa tasust oleks pidanud olema juhatuse liikme tasu või töötasu.

Juhatuse liikme tasu, töötasu ja dividend ei ole sama

Praktiline selgus algab rollide eristamisest. Juhatuse liikme tasu on tasu juhtimisorgani liikme ülesannete eest. Töötasu makstakse töölepingu alusel tehtava töö eest, näiteks müügitöö, programmeerimise, klienditeeninduse või tootmise eest. Dividend on seevastu väljamakse omanikule ettevõtte kasumist ning seda ei maksta tehtud töö eest.

Ühel inimesel võib olla ettevõttes mitu rolli. Näiteks võib ta olla juhatuse liige, kes juhib äriühingut, ja samal ajal töötaja, kes teeb igapäevast disaini- või müügitööd. Sellisel juhul tuleb ülesanded, lepingud ja tasud selgelt lahus hoida. Tööleping ei asenda juhatuse liikme lepingut ning juhatuse liikme leping ei anna automaatselt töötajale ette nähtud õigusi, nagu tasustatud puhkus või tööaja reeglid.

Dividendide maksmine on omaniku jaoks loomulik võimalus võtta välja kasumit. Kuid dividend ei ole töö- ega juhtimistasu asendaja. Kui ettevõtte kasum ja aktiivse omaniku panus seda põhjendavad, võib lahendus olla kombinatsioonist: mõistlik juhatuse liikme tasu või töötasu tehtud töö eest ning dividend kasumi jaotamiseks. Sobiv jaotus sõltub ettevõtte tegevusalast, tuludest, töömahust, kasumlikkusest ja sellest, kas ettevõttes töötab veel inimesi.

Millised maksud juhatuse liikme tasuga kaasnevad?

Juhatuse liikme tasu kuulub üldjuhul tööjõumaksude alla. Ettevõte peab tasult kinni tulumaksu ning arvestab sotsiaalmaksu. Teatud juhtudel tuleb arvestada ka kohustusliku kogumispensioni maksega, kui juhatuse liige on sellega liitunud ja maksekohustus kehtib.

Juhatuse liikme tasu ei ole tavapärases mõttes töötasu. Seetõttu ei kohaldu sellele automaatselt kõik töölepingu alusel makstava palga maksed ja tagatised. Näiteks töötuskindlustusmakse käsitlus erineb töötaja palgast. Maksude täpne koosseis sõltub alati isiku staatusest, vanusest, pensionikohustusest, maksuresidentsusest ja muudest asjaoludest.

Tulumaksuvaba tulu saab tasu arvestamisel kasutada ainult siis, kui juhatuse liige on selleks avalduse esitanud ning ettevõttel on õigus seda tema puhul rakendada. Kui inimene saab tasu mitmelt maksjalt, tuleb avaldus esitada läbimõeldult. Vastasel juhul võib aasta tuludeklaratsiooniga kaasneda tulumaksu juurde maksmine.

Sotsiaalmaksu tasumine mõjutab ka ravikindlustust. Ravikindlustus ei teki üksnes sellest, et inimene on Äriregistrisse juhatuse liikmena kantud. Õigus kindlustusele sõltub muu hulgas sellest, kas ettevõte maksab tema eest sotsiaalmaksu nõutud miinimumtasemelt. See piir muutub ajas, mistõttu tasub enne tasu suuruse kinnitamist kontrollida kehtivaid nõudeid.

Juhatuse liikme tasude juhend dokumentide vormistamiseks

Korrektsed dokumendid annavad ettevõtjale kindluse, et tasu sisu, suurus ja otsustusprotsess on hiljem selgelt tõendatavad. Eriti oluline on see ühe osanikuga osaühingus, kus samal inimesel on mitu rolli.

Kõigepealt tuleb teha pädev otsus. Osaühingus otsustab juhatuse liikmele tasu määramise tavaliselt osanike koosolek või ainuosaniku otsus. Otsuses tuleks märkida vähemalt tasu suurus või arvutamise põhimõte, tasu maksmise sagedus ning kuupäev, millest alates tasu kehtib. Kui tasu on muutuv, näiteks sõltub töömahust või tulemusest, peab arvutusloogika olema piisavalt selge.

Seejärel on mõistlik sõlmida juhatuse liikme leping. Lepingus kirjeldatakse ülesanded, vastutus, tasu, kulude hüvitamise kord, konfidentsiaalsus ja lepingu lõpetamise tingimused. Ühe osanikuga ettevõttes ei ole see pelgalt formaalsus. Hästi koostatud leping näitab, et ettevõtte ja eraisiku rahaasju ei käsitleta juhuslikult.

Kui juhatuse liikmele makstakse tasu, tuleb ta üldjuhul enne töö tegemise algust registreerida töötamise registris sobiva töötamise liigiga. Väljamakse kajastatakse palgaarvestuses ning deklareeritakse Maksu- ja Tolliametile TSD-l. Deklaratsioon ja maksud tuleb üldreeglina esitada ning tasuda väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks.

Ärge jätke tasu kajastamist aasta lõppu. Kui töö on tehtud kuude jooksul, kuid väljamakse ja dokumentatsioon tekivad tagantjärele, muutub põhjendamine keerulisemaks. Jooksvalt korraldatud arvestus annab ettevõtte rahavoost ja maksukohustustest ausa ülevaate.

Kui suur võiks juhatuse liikme tasu olla?

Seadus ei määra juhatuse liikme tasule ühte kohustuslikku summat. Mõistlik tasu sõltub ettevõtte majanduslikust olukorrast ja juhatuse liikme tegelikust panusest. Mõne alustava ettevõtte puhul võib tasu olla väike või seda ei maksta ajutiselt üldse. Kasvavas teenusettevõttes, kus juhatuse liige juhib igapäevast tööd täiskoormusega, peab tasu olema sisuliselt põhjendatud.

Hea lähtekoht on võrrelda nelja asjaolu: ettevõtte käivet ja kasumit, tehtavate juhtimisülesannete mahtu, valdkonna tavapärast tasustamist ning inimese muid väljamakseid ettevõttest. Kui juhatuse liige võtab regulaarselt ettevõttest raha, kuid tasu nimetatakse kord laenuks, kord kuluhüvitiseks või dividendiks, suureneb maksuarvestuse risk märgatavalt.

Tasu suurust ei pea igal kuul muutma. Paljude väikeettevõtete jaoks on lihtsaim lahendus kindel kuutasu, mida vaadatakse üle näiteks kord aastas või ettevõtte olulise kasvu korral. Muutuv tasu sobib siis, kui töömaht või tulemus on selgelt mõõdetav ja kokkulepe on kirjalikult vormistatud.

Kuluhüvitised ja isiklikud kulud

Juhatuse liikmele võib hüvitada ettevõtlusega seotud ning dokumenteeritud kulud. Näiteks võivad põhjendatud olla tööreis, kliendikohtumine, sidekulud või töövahendi soetamine, kui kulu on tehtud ettevõtte huvides ja tõendatud algdokumendiga.

Kuluhüvitis ei ole aga võimalus maksta varjatud tasu. Ilma kuludokumendita tehtud väljamakse, eratarbimise katmine ettevõtte kaardiga või ebamäärase selgitusega sularahavõtt võib kaasa tuua maksukohustuse. Eriti tähelepanelik tasub olla sõiduauto, kodukontori, telefoni ja välislähetuste kuludega, sest neis olukordades segunevad ettevõtlus- ja isiklik kasutus kergesti.

Kui kulude hüvitamise kord on regulaarne, tasub see kirja panna juhatuse liikme lepingusse või ettevõtte sisekorda. Nii teab juhatuse liige, milliseid dokumente koguda, ja raamatupidaja saab kulud õigesti kajastada.

Mitteresidendist juhatuse liige ja e-resident

E-residentsus ei määra inimese maksuresidentsust ega vabasta Eesti äriühingut maksukohustustest. Kui juhatuse liige elab välismaal, võib tema tasu olla Eestis maksustatav. Samal ajal võivad maksuleping, isiku elukohariigi reeglid ja sotsiaalkindlustuse asukoht muuta arvestuse tavapärasest keerukamaks.

Euroopa Liidus töötava juhatuse liikme puhul võib määrav olla A1 tõend, mis näitab, millise riigi sotsiaalkindlustussüsteemi reegleid kohaldatakse. Väljaspool Euroopa Liitu sõltub lahendus sageli kahe riigi lepingutest ja inimese töö tegelikust korraldusest. Enne esimese tasu väljamaksmist tuleb koguda vajalikud andmed, mitte lahendada maksuresidentsust tagantjärele.

Millal tasub arvestus üle vaadata?

Juhatuse liikme tasustamine vajab ülevaatamist siis, kui ettevõte hakkab teenima stabiilset tulu, omanik alustab ettevõttes regulaarset tööd, lisanduvad töötajad või planeeritakse dividendi väljamakset. Samuti siis, kui juhatuse liige kolib välismaale või ettevõttesse tuleb uus osanik.

Õigesti korraldatud tasu ei ole lihtsalt palgaarvestuse rida. See näitab, kuidas ettevõte oma juhtimist, raha liikumist ja maksukohustusi juhib. Kui otsused, lepingud ja deklaratsioonid on kooskõlas, jääb ettevõtjal rohkem aega teha tööd, mis kasvatab äri. AB Raamatupidamine aitab tasustamise korralduse siduda igakuise arvestuse ja deklaratsioonidega nii, et kohustused püsivad kontrolli all.