Kuidas arvestada ettevõtlusega seotud kulusid

Kuludokument ei muutu ettevõtluskuluks ainult seetõttu, et see on tasutud ettevõtte pangakaardiga. Küsimus on selles, kas kulu on seotud ettevõtte tulu teenimise, töökorralduse või tavapärase tegevusega ning kas seda saab dokumentidega tõendada. Kui tead, kuidas arvestada ettevõtlusega seotud kulusid korrektselt, on igakuine raamatupidamine kiirem, käibemaksuarvestus selgem ja maksuarvestuse risk väiksem.

Väikeettevõttes on segadus enamasti arusaadav: sama telefon, auto või kodune tööruum võib teenida nii ettevõtte kui ka erahuve. Õige lahendus ei ole kulusid igaks juhuks välja jätta ega kõike sajaprotsendiliselt ettevõttesse kanda. Lahendus on teha põhjendatud eristus, hoida tõendid alles ning rakendada sama põhimõtet järjepidevalt.

Alusta ettevõtluskulu sisulisest põhjendusest

Ettevõtlusega seotud kulu peab olema vajalik või põhjendatud ettevõtte tegevuse jaoks. See ei tähenda, et iga ost peab tooma samal kuul otsest müügitulu. Näiteks raamatupidamistarkvara, erialane koolitus, veebilehe haldus, töövahendid ja kliendikohtumisteks vajalikud kulud võivad olla ettevõtlusega seotud ka siis, kui nende tulemus avaldub hiljem.

Raamatupidamises tuleb kulud kajastada nende majandusliku sisu järgi. Maksustamise vaates tuleb lisaks hinnata, kas kulul on ettevõtlusega piisav seos. Eestis on see eriti oluline, sest ettevõtte kasumi maksustamine on seotud muu hulgas ettevõtlusega mitteseotud väljamaksete ja kuludega. Kui seost ei ole võimalik selgitada, võib kuluga kaasneda tulumaksukohustus.

Hea kontrollküsimus on lihtne: kas suudaksid mõistlikule kõrvalisele inimesele selgitada, miks see ost oli ettevõtte tööks vajalik? Kui vastus on selge ja sellele lisandub korrektne dokument, on alus olemas. Kui põhjendus on ebamäärane, tasub enne kande tegemist küsida raamatupidajalt nõu.

Kuidas arvestada ettevõtlusega seotud kulusid dokumentide alusel

Iga kulu algab algdokumendist. Arve, kviitung, leping, tellimuse kinnitus või sõidupäevik peab võimaldama aru saada, mida osteti, kellelt, millal, mis hinnaga ja millise ettevõtte tegevuse tarbeks. Ainult pangaväljavõttest ei pruugi piisata, sest see näitab makset, kuid mitte alati selle sisu.

Kõige sujuvam töökorraldus tekib siis, kui dokumendid jõuavad raamatupidamisse jooksvalt. Paberil kviitungi pildistamine samal päeval on märksa kindlam kui selle otsimine mitu kuud hiljem. Eriti tähtis on see väikeste ostude puhul, mis kipuvad kergesti ununema: parkimine, tarkvara kuutasu, veebiteenused, kontoritarbed või lähetusega seotud kulud.

Kui arve on esitatud ettevõttele, peaks sellel üldjuhul olema ettevõtte nimi ja registrikood. Käibemaksukohustuslasest ostja jaoks on nõuetekohane arve vajalik ka sisendkäibemaksu mahaarvamise hindamisel. Arve olemasolu ei anna siiski automaatset õigust käibemaksu tagasi küsida – ost peab olema kasutatud ettevõtte maksustatava käibe tarbeks.

Välismaiste teenuste puhul, näiteks reklaamiplatvormide, tarkvarade või pilveteenuste ostmisel, tuleb arvestada erireeglitega. Teenuse arvel võib puududa Eesti käibemaks, kuid ettevõttel võib tekkida käibemaksu deklareerimise kohustus pöördmaksustamise korras. Seetõttu tuleb välismaa arved esitada raamatupidajale sama korrektselt nagu Eesti tarnijate arved.

Lisa dokumendile lühike selgitus

Kõik kulud ei vaja pikka põhjendust. Mõne ostu puhul aitab aga üks lühike märge vältida hilisemat küsimust. Restoraniarvele saab lisada kohtumise eesmärgi ja osalejad. Koolituse juurde teema ning seose töötaja või juhatuse liikme tööülesannetega. Sõidukulu puhul sihtkoha, eesmärgi ja läbitud kilomeetrid.

See harjumus on eriti kasulik juhul, kui dokumenti vaatab tulevikus keegi teine – näiteks raamatupidaja, audiitor või Maksu- ja Tolliamet. Mõne kuu pärast ei pruugi ka ettevõtja ise enam mäletada, miks konkreetne ost tehti.

Segakasutusega kulud nõuavad proportsiooni

Telefon, internet, auto ja kodukontor on levinud näited kuludest, mida kasutatakse korraga nii ettevõtluses kui ka isiklikult. Neid ei pea tingimata ettevõtte kuludest täielikult välja jätma, kuid ettevõtluse osa tuleb hinnata realistlikult.

Kui telefonipaketti kasutatakse hinnanguliselt 70 protsendi ulatuses tööks, võib samas proportsioonis kajastada kuluna teenuse arve. Oluline on, et valitud jaotus oleks põhjendatud ning aja jooksul järjepidev. Kui kasutus muutub, tuleb muuta ka proportsiooni. Näiteks kasvava meeskonna või sagedasemate kliendikõnede korral võib ettevõtluse osakaal suureneda.

Sõiduauto puhul on tõendamise vajadus suurem. Kui ettevõtte sõiduautot kasutatakse ka erasõitudeks, võib tekkida erisoodustuse maksustamine. Ainult väide, et autot kasutatakse tööks, ei ole piisav. Sõidupäevik, tööülesannete kirjeldus ja selge kasutuskorraldus aitavad näidata, milline osa sõitudest oli ettevõtlusega seotud.

Kodukontori kulude puhul sõltub palju tegelikust korraldusest. Kui ettevõte rendib ettevõtjalt või juhatuse liikmelt tööruumi, peab selleks olema sisuline kokkulepe ning tasu peab olema põhjendatud. Koduse elektri, interneti või kommunaalkulude täies mahus ettevõttesse kandmine on harva põhjendatud. Tavaliselt on õigem arvestada tööruumi ja tööalase kasutuse osakaaluga.

Isiklik ost ei muutu ettevõtluskuluks vormistamisega

Ettevõtte raha kasutamine isiklikeks kuludeks on üks sagedasemaid vigu. Igapäevased toiduostud, tavariided, perepuhkus või kodu sisustamine ei ole ettevõtluskulud ka siis, kui ostu põhjenduseks on ettevõtja hea enesetunne või üldine töövõime. Erand võib olla olemas, kuid see peab tulenema konkreetsest tööülesandest ja olema dokumenteeritav.

Näiteks tööriietus võib olla ettevõtluskulu, kui tegemist on eririietuse, vormiriietuse või ettevõtte visuaaliga selgelt seotud rõivaga. Tavaline ülikond, kingad või igapäevariided jäävad enamasti isiklikuks kuluks. Samamoodi võib tööks vajalik arvuti olla ettevõtte vara, kuid kui seda kasutab valdavalt pereliige, tuleb olukorda hinnata sisuliselt, mitte ainult ostuarve nime järgi.

Kui ettevõte tasub juhatuse liikme või töötaja isikliku kulu, võib tegemist olla erisoodustusega. Sellele võivad lisanduda maksud ning deklareerimiskohustus. Kui kulu ei ole seotud ettevõtlusega ega ole käsitatav erisoodustusena, võib ettevõttel tekkida maksukohustus ettevõtlusega mitteseotud väljamakselt. Õige liigitus enne deklaratsiooni esitamist hoiab ära parandused ja intressiriski.

Esinduskulu, kingitus ja töötaja kulu ei ole sama asi

Kliendisuhete hoidmiseks tehtud kulud vajavad eraldi tähelepanu. Restoranis toimunud kohtumine potentsiaalse kliendiga võib olla vastuvõtukulu, kui kohtumise äriline eesmärk ja osalejad on dokumenteeritud. Töötaja tavapärane lõunasöök ei muutu vastuvõtukuluks pelgalt seetõttu, et seda arutati tööpäeva jooksul.

Esinduskulude maksustamisel kehtivad kindlad piirmäärad ning piirmäära ületav osa on maksustatav. Seetõttu tasub need kulud raamatupidamises kohe õigesse kategooriasse suunata. Kingituse puhul tuleb samuti vaadata saajat, kingituse eesmärki, väärtust ja maksustamise reegleid. Reklaamkingitus, kliendile antud kingitus ja töötajale tehtud kingitus võivad maksuarvestuses olla erineva käsitlusega.

Töötaja tööks vajalikud vahendid, näiteks arvuti, töötelefon või erialane koolitus, ei ole üldjuhul erisoodustus, kui need on vajalikud töö tegemiseks ja nende kasutus on ettevõtte kontrolli all. Kui hüve jääb töötaja vabasse isiklikku kasutusse, tuleb hinnata erisoodustuse tekkimist.

Käibemaksu saab maha arvata ainult ettevõtluse osalt

Käibemaksukohustuslasel ettevõttel on õigus sisendkäibemaks maha arvata juhul, kui ost on seotud maksustatava käibega ja olemas on nõuetele vastav dokument. Segakasutusega kulude puhul saab maha arvata ainult ettevõtluse kasutusele vastava osa käibemaksust.

Siin ei tasu lähtuda ainult sellest, kas arvel on käibemaks eraldi välja toodud. Näiteks teatud kulude, sõidukite kasutuse, maksuvaba käibe või välismaiste teenuste korral võivad reeglid olla keerukamad. Kui ettevõtte tegevuses on nii käibemaksuga kui ka käibemaksuvaba käivet, võib sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus olla osaline.

Praktiline põhimõte on järgmine: ära küsi tagasi käibemaksu osalt, mille ettevõtluslikku kasutust ei saa põhjendada. Mõistlikult hinnatud proportsioon on turvalisem kui kunstlikult maksimaalne mahaarvamine.

Tee kulude kontroll osaks igakuisest rutiinist

Aasta lõpus dokumentide korrastamine on võimalik, kuid see on kallim ajas ja suurendab vigade tõenäosust. Kui kulud vaadatakse üle iga kuu enne käibedeklaratsiooni ja muude deklaratsioonide esitamist, saab puuduvaid arveid küsida kohe ning ebaselged ostud õigesti liigitada.

Kasulik on hoida ettevõtte ja isiklikud maksed võimalikult lahus. Eraldi pangakonto ja ettevõtte maksekaart ei kõrvalda vajadust kulusid hinnata, kuid muudavad tehingute jälgimise oluliselt lihtsamaks. Kui isikliku rahaga tasutakse ettevõtte arve, tuleb see samuti korrektselt kajastada – näiteks ettevõtja nõudena ettevõtte vastu või hilisema hüvitamisena.

Regulaarne koostöö raamatupidajaga ei tähenda ainult dokumentide edastamist. See annab võimaluse küsida enne ostu tegemist, kuidas kavandatud kulu vormistada ja millised maksutagajärjed võivad sellega kaasneda. AB Raamatupidamine aitab hoida kulude arvestuse praktilise ja tõendatavana, et ettevõtja saaks tegeleda tööga, mis toob ettevõttesse tulu.

Kõige kindlam reegel on lihtne: säilita dokument, kirjuta vajadusel juurde äriline eesmärk ja ära eelda, et ettevõtte kontolt maksmine teeb kulust automaatselt ettevõtluskulu. See väike kontroll igas kuus annab aasta lõpuks palju suurema kindluse.