E-residendi ettevõtte raamatupidamine Eestis

E-residendi ettevõtte raamatupidamine Eestis ei tähenda ainult arvete sisestamist tarkvarasse. Eesti osaühing peab täitma Eesti arvestus- ja aruandlusnõudeid sõltumata sellest, kas omanik juhib äri Tallinnast, Londonist või Tokyost. Samal ajal võib ettevõtja isiklik maksuresidentsus, töö tegemise koht ja ettevõtte tegelik juhtimine tuua kohustusi ka teises riigis. Selge töökorraldus aitab vältida hilinenud deklaratsioone, põhjendamatuid kulusid ja ebameeldivaid üllatusi maksuhaldurilt.

E-residentsus annab võimaluse kasutada Eesti digitaalseid ärikeskkondi ja asutada Eesti ettevõte, kuid see ei ole maksuresidentsus ega vabasta ettevõtet raamatupidamisest. Ettevõtte juhatus vastutab selle eest, et tehingud oleksid dokumenteeritud, maksud õigesti arvestatud ning aruanded õigel ajal esitatud.

Millised kohustused on Eesti e-residendi ettevõttel?

Eestis registreeritud osaühing peab pidama raamatupidamist Eesti finantsaruandluse nõuete järgi. See tähendab, et kõik ettevõtlusega seotud ostud, müügid, pangaliikumised, töötasud, maksud ja muud tehingud tuleb korrektselt kajastada. Raamatupidamine peab andma usaldusväärse ülevaate ettevõtte tuludest, kuludest, varadest ja kohustustest.

Praktikas sõltub töö maht sellest, kuidas ettevõte tegutseb. Ühe kliendiga digiteenust pakkuval ettevõttel on tavaliselt vähem dokumente kui e-poel, kus on iga päev makseid, tagastusi, reklaamikulusid ja kaubavarusid. Kohustus ise ei kao ka siis, kui ettevõttel pole ühel kuul käivet või aktiivset tegevust.

Isegi tegevuseta ettevõttel tuleb jälgida pangakonto liikumisi, võimalikke teenustasusid ja esitada majandusaasta aruanne. Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb esitada ka käibemaksu deklaratsioon nullandmetega, kui maksustatavaid tehinguid ei olnud.

Majandusaasta aruanne tuleb esitada ka ilma käibeta

Iga Eesti äriühing esitab majandusaasta aruande Äriregistrile üldjuhul kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Aruanne ei ole pelgalt formaalsus. Selle põhjal on näha, kas ettevõtte omakapital on nõuetekohane, millised kohustused ettevõttel on ja kas arvestus vastab tegelikule olukorrale.

E-residendist omanikule võib aruande koostamine tunduda lihtne, kui tehinguid on vähe. Siin tekivad siiski sageli vead: pangakonto jääk ei klapi, osakapitali sissemakse on valesti kajastatud, ettevõtte ja eraisiku kulud on segunenud või välisvaluutas tehingud on arvestamata. Kui dokumente kogutakse alles aruande esitamise tähtaja lähenedes, võtab kontroll rohkem aega ja suurendab vigade riski.

E-residendi ettevõtte raamatupidamine Eestis ja maksud

Eesti ettevõtte maksustamine põhineb suuresti väljamaksetel. Kasumilt ei tasuta Eestis tulumaksu pelgalt selle teenimise hetkel, kuid maksukohustus võib tekkida kasumi jaotamisel, ettevõtlusega mitteseotud kulude tegemisel või teatud erisoodustuste andmisel. See võimaldab jätta teenitud raha ettevõttesse investeeringuteks ja igapäevase tegevuse rahastamiseks, kuid eeldab korrektset kulude eristamist.

Kui osaühing maksab dividende või teeb maksustatava väljamakse, tuleb see üldjuhul deklareerida TSD-l ning tasuda maks tähtajaks. TSD esitatakse Maksu- ja Tolliametile väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks. Väljamakse tegemise eel tasub kontrollida, kas ettevõttel on jaotuskõlblikku kasumit ning kas otsus ja raamatupidamiskanded on korrektselt vormistatud.

Käibemaks sõltub tehingu sisust, mitte kliendi asukohast üksi

Käibemaks on e-residentide jaoks üks sagedasemaid küsimusi. Eestis tekib käibemaksukohustuslaseks registreerimise kohustus, kui Eestis tekkinud maksustatav käive ületab seaduses sätestatud piirmäära. Kuid rahvusvaheliste teenuste, digitaalsete teenuste, Euroopa Liidu ettevõtjatele müümise ja kaupade kaugmüügi korral ei piisa ainult käibeläve jälgimisest.

Näiteks võib Eesti ettevõte osutada teenust teise Euroopa Liidu liikmesriigi käibemaksukohustuslasest ettevõttele pöördmaksustamise korras. Eratarbijale müüdava digiteenuse puhul võivad aga kohustused tekkida tarbija riigis. Kaupade müük, lao kasutamine teises riigis ja internetiplatvormide vahendusel tehtud müük vajavad samuti eraldi hindamist.

Käibemaksukohustuslasel tuleb esitada KMD üldjuhul iga kuu 20. kuupäevaks. Deklaratsioonis kajastatakse müügikäibemaks, mahaarvatav sisendkäibemaks ja vajalikud lisad. Sisendkäibemaksu saab maha arvata üksnes ettevõtlusega seotud ning nõuetekohaselt dokumenteeritud ostudelt. Pelk pangamakse või kaarditehing ei asenda arvet.

Kulud peavad olema tõendatavad ja ettevõtlusega seotud

E-residendist ettevõtja juhib ettevõtet sageli teisest riigist ning kasutab tööks oma kodukontorit, telefoni, arvutit ja isiklikku pangakaarti. See on võimalik, kuid iga kulu vajab selget põhjendust. Raamatupidaja ei saa tagantjärele oletada, millise klienditöö või projekti jaoks ost tehti.

Hea harjumus on koguda arved kohe, lisada dokumendile lühike selgitus ning hoida ettevõtte raha eraldi isiklikest vahenditest. Kui ettevõte hüvitab juhatuse liikme isiklikult tasutud kulu, peab hüvitamise aluseks olema dokument ja seos ettevõtlusega. Eraisiklikku tarbimist ei saa kajastada ettevõtte kuluna ainult põhjusel, et makse tehti ettevõtte kontolt.

Tähelepanu vajavad eriti reisid, majutus, esinduskulud, sõidukid, kodukontori kulud ning tellimused, mida kasutatakse nii töös kui erasfääris. Mõne kulu puhul on võimalik arvesse võtta ainult ettevõtlusega seotud osa. Mõne väljamakse puhul võib tekkida erisoodustuse või ettevõtlusega mitteseotud kulu maksustamine. Õige lahendus sõltub dokumentidest ja tegelikust kasutusest.

Töötaja või juhatuse liige teises riigis

Eesti ettevõte võib maksta tasu e-residendist juhatuse liikmele või palgata töötajaid eri riikidesse. See ei tähenda automaatselt, et kogu palgaarvestus toimub ainult Eestis. Maksustamine sõltub muu hulgas töö tegemise riigist, isiku maksuresidentsusest, lepingu liigist ning sotsiaalkindlustuse reeglitest.

Juhatuse liikme tasu, töötasu ja dividend ei ole omavahel vahetatavad mõisted. Neil on erinev õiguslik ja maksuline käsitlus. Kui inimene teeb ettevõtte heaks regulaarset tööd, tuleb enne väljamakse tegemist valida õige lepinguline suhe ja hinnata deklareerimiskohustusi.

Kui töötaja töötab välisriigis, võib ettevõttel tekkida vajadus registreerida end seal tööandjana, täita kohalikke palga- ja sotsiaalmaksunõudeid või kasutada kohaliku partneri abi. Lisaks võib ettevõtte tegelik juhtimine või püsiv tegevuskoht teises riigis tekitada maksukohustusi väljaspool Eestit. Eesti raamatupidamine peab sellised tehingud siiski korrektselt kajastama.

Kuidas korraldada igakuine raamatupidamine nii, et see ei jääks viimasele hetkele?

Toimiv protsess ei pea olema keeruline. Ettevõtja ülesanne on hoida dokumendid korras ja edastada need regulaarselt. Raamatupidaja ülesanne on kontrollida tehingute sisu, teha vajalikud kanded, arvutada maksud ja esitada deklaratsioonid tähtajaks.

Kõige paremini töötab kindel kuurütm. Kuu lõpus või järgmise kuu esimestel päevadel kogutakse müügiarved, ostuarved, kuludokumendid, pangaväljavõtted ning info väljamaksete kohta. Kui mõne tehingu eesmärk ei ole dokumendilt selge, küsitakse selgitus enne deklaratsiooni koostamist, mitte pärast seda.

E-residendil tasub valida raamatupidamispartner, kes on harjunud suhtlema digikanalites ja küsib õigel ajal täpsustavaid küsimusi. Ainult tarkvara ei otsusta, kas väljamakse on dividend, juhatuse liikme tasu või kuluhüvitis. Samuti ei tuvasta tarkvara alati seda, millises riigis on käibemaksu tekkimise koht või kas välisriigi töötaja toob kaasa täiendava registreerimiskohustuse.

AB Raamatupidamine aitab e-residentidel korraldada igakuise arvestuse, käibemaksu- ja palgaarvestuse ning majandusaasta aruande terviklikult. Eesmärk on lihtne: ettevõtja teab, mida ja millal on vaja edastada, deklaratsioonid jõuavad Maksu- ja Tolliametisse õigel ajal ning arvudes on võimalik teha juhtimisotsuseid.

E-residentsus teeb Eesti ettevõtte haldamise digitaalselt mugavaks, kuid ei muuda maksuküsimusi automaatseks. Kui tehingud, dokumendid ja väljamaksed on jooksvalt kontrolli all, jääb ettevõtjal rohkem aega klientidele, müügile ja kasvu järgmistele otsustele.