Käibemaksuga või käibemaksuta arve ettevõttele

Kui klient küsib, kas soovite käibemaksuga või käibemaksuta arvet, ei ole see pelgalt vormistuse küsimus. Õige vastus sõltub sellest, kas teie ettevõte on käibemaksukohustuslane, mida te müüte, kellele müüte ja kus tehing maksustatakse. Üks valesti vormistatud arve võib tähendada hilisemat parandust, segadust kliendiga või viga käibedeklaratsioonis.

Väikeettevõtja jaoks on kõige olulisem põhimõte lihtne: käibemaksu ei lisata arvele sellepärast, et klient seda soovib, ega jäeta lisamata sellepärast, et hind tundub nii konkurentsivõimelisem. Arve peab kajastama tehingu tegelikku maksustamist ning ettevõtte käibemaksustaatust.

Millal esitada käibemaksuga arve?

Kui ettevõte on Eestis käibemaksukohustuslasena registreeritud, tuleb Eestis maksustatava kauba või teenuse müügil üldjuhul lisada arvele käibemaks. Arvel näidatakse netosumma, rakendatav käibemaksumäär, käibemaksusumma ja tasumisele kuuluv kogusumma. Lisaks peab arvel olema ettevõtte käibemaksukohustuslase registreerimisnumber.

Näiteks kui käibemaksukohustuslasest disainiagentuur müüb Eesti ettevõttele veebidisaini teenust hinnaga 1 000 eurot, lisandub tavapärase maksumäära korral 240 eurot käibemaksu. Klient tasub kokku 1 240 eurot. Müüja deklareerib käibemaksu oma käibedeklaratsioonis ning ostja saab sisendkäibemaksu maha arvata vaid siis, kui ost vastab selleks ette nähtud tingimustele.

Käibemaksukohustuslasel ei ole tavapärase Eesti-sisese maksustatava müügi puhul võimalik lihtsalt valida, kas esitada arve käibemaksuga või ilma. Kui hind on kliendiga kokku lepitud käibemaksuta, lisandub käibemaks kokkulepitud hinnale. Kui hinnapakkumises või lepingus on kirjas, et hind sisaldab käibemaksu, tuleb käibemaks arvestada juba selles summas sees.

See hinnastamise erinevus mõjutab otseselt ettevõtte marginaali. Kui müüte eraisikutele ja reklaamite lõpphinda, peab ettevõtja arvestama, et käibemaks ei ole tema tulu. Kui klient on teine käibemaksukohustuslasest ettevõte, räägitakse hindadest sageli käibemaksuta, sest ostja võib nõuetekohase arve alusel sisendkäibemaksu maha arvata.

Millal väljastada käibemaksuta arve?

Käibemaksuta arve on tavapärane siis, kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslasena registreeritud. Sellisel ettevõttel ei ole õigust käibemaksu müügiarvele lisada ega ostudelt tasutud käibemaksu sisendkäibemaksuna maha arvata. Arvel tuleb kasutada ettevõtte tavapärast registrikoodi, mitte käibemaksukohustuslase numbrit.

Kui ettevõtte Eestis maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvestatuna seaduses sätestatud piirmäära, tekib registreerimiskohustus. Eestis on see piirmäär üldjuhul 40 000 eurot. Käibe kasvu tasub jälgida jooksvalt, mitte alles aasta lõpus, sest registreerimisega hilinemine võib tuua kaasa maksukohustuse tagasiulatuva arvestuse ja intressi.

Vabatahtlik registreerimine võib olla mõistlik ka enne piirmäära täitumist. Seda kaaluvad sageli ettevõtted, kellel on suured käivituskulud, palju ettevõtlusega seotud oste või peamiselt käibemaksukohustuslastest ärikliendid. Samas ei ole vabatahtlik registreerimine automaatselt parim lahendus. Kui klientideks on peamiselt eraisikud ning hinnad on turul tundlikud, võib käibemaks kohustada tõstma lõpphinda või vähendada ettevõtte katet.

Käibemaksuta arve ei tähenda alati, et müüja ei ole käibemaksukohustuslane. Teatud tehingud võivad olla maksuvabad, maksustatavad 0-protsendilise määraga või kuuluda pöördmaksustamise alla. Need olukorrad vajavad eraldi kontrolli, sest arvele lisatav märkus ja käibedeklaratsioonil kajastamine sõltuvad tehingu sisust.

Käibemaksuga või käibemaksuta arve välismaa kliendile

Rahvusvahelistes tehingutes ei piisa kliendi asukohariigi vaatamisest. Määrav on muu hulgas see, kas klient on ettevõtja või eraisik, millise teenusega on tegemist, kus toimub kauba käive ja kas kliendil on kehtiv käibemaksunumber.

Näiteks Eesti käibemaksukohustuslasest ettevõtte tavapärase B2B teenuse müügil teise Euroopa Liidu liikmesriigi käibemaksukohustuslasest ettevõttele ei lisata üldjuhul Eesti käibemaksu. Maksukohustus läheb ostjale pöördmaksustamise korras. Arvel peab olema vajalik viide pöördmaksustamisele ning kliendi käibemaksunumbri kehtivust tuleb enne tehingut kontrollida.

Kui sama teenust müüakse teise liikmesriigi eraisikule, võivad reeglid olla teised. Eriti ettevaatlik tuleb olla digiteenuste, ürituste, kinnisvaraga seotud teenuste, transpordi ja kaupade kaugmüügiga. Nende puhul võib käibemaksukohustus tekkida kliendi riigis ning kasutada tuleb erikorra või kohaliku registreerimise lahendust.

Kaubamüügi puhul on oluline, kas kaup liigub Eestist teise riiki, kas ostja on ettevõtja ja millised tõendid transpordi kohta olemas on. Nullmääraga ühendusesisese käibe rakendamine eeldab, et tingimused on tegelikult täidetud ja dokumenteeritud. Pelgalt kliendi kinnitusest ei pruugi piisata.

E-resident või välismaalasest ettevõtja ei ole käibemaksureeglitest vabastatud. Eestis registreeritud äriühingu arveid hinnatakse Eesti käibemaksuseaduse alusel, kuid piiriüleste tehingute puhul tuleb hinnata ka kliendi riiki ja tehingu liiki. Kui tehingumudel hõlmab mitut riiki, tasub arvestus korraldada enne esimese arve väljastamist.

Mida peab korrektne arve sisaldama?

Arve sisu peab võimaldama tehingut üheselt tuvastada ning vajadusel tõendada, miks käibemaks lisati, jäeti lisamata või rakendati erikorda. Üldjuhul on vajalikud arve number ja kuupäev, müüja ning ostja andmed, kauba või teenuse kirjeldus, tehingu kuupäev, hind ja kogus.

Käibemaksuga arvel lisanduvad müüja käibemaksunumber, maksustatav väärtus käibemaksumäärade kaupa, rakendatav määr ning käibemaksusumma. Kui käibemaksu ei lisata erikorra, maksuvabastuse või pöördmaksustamise tõttu, peab arvelt selguma selle põhjus. Näiteks pöördmaksustamise korral ei ole piisav ainult null eurot käibemaksu reas.

Arve kirjeldus võiks olla konkreetne. Sõnastus nagu teenus või konsultatsioon annab hiljem vähe infot. Selgem on kirjutada näiteks turundusstrateegia konsultatsioon augustis 2026 või veebilehe hooldusteenus vastavalt lepingule. Hea kirjeldus aitab nii kliendil, raamatupidajal kui ka võimaliku kontrolli korral tehingu sisu mõista.

Neli viga, mida tasub vältida

• Käibemaksu lisamine enne käibemaksukohustuslasena registreerimist. Arvele ei tohi lisada käibemaksu, kui ettevõttel puudub selleks registreering.
• Kogusumma esitamine ilma selgituseta. Kliendil peab olema arusaadav, kas hind sisaldab käibemaksu ja kui suur on maksusumma.
• Pöördmaksustamise või nullmäära rakendamine kliendi väite põhjal. Vajalikud andmed, käibemaksunumber ja tehingut tõendavad dokumendid tuleb kontrollida ning säilitada.
• Arve parandamine kustutamise teel. Juba väljastatud eksliku arve parandamiseks kasutatakse tavaliselt kreeditarvet või muud selget parandusdokumenti, mis jätab arvestusse jälje.

Kas tarkvara otsustab käibemaksu teie eest?

Arveprogramm aitab arvutada summasid, kasutada õiget arvenumbrite jada ja kanda andmeid raamatupidamisse. Kuid tarkvara ei tea iseseisvalt, kas teie konsultatsioon kliendile Saksamaal kuulub pöördmaksustamisele, kas teenuse osutamise koht on Eestis või kas müük on maksuvaba. Sisestatud seadistus võib olla tehniliselt korrektne, kuid sisuliselt vale.

Seepärast tasub enne uue teenuse, uue riigi või suurema lepingu arveldamist maksukäsitlus läbi mõelda. Eriti oluline on see kasvavas ettevõttes, kus üks leping võib muuta tavapärase arveldamise loogikat. Korrektselt seadistatud protsess hoiab ära olukorra, kus mitu kuud hiljem tuleb arveid ümber teha ja deklaratsioone parandada.

Levinud küsimused

Kas käibemaksukohustuslasena võib esitada käibemaksuta arve?

Jah, kuid ainult juhul, kui tehingu maksukäsitlus seda lubab või nõuab, näiteks teatud maksuvabade tehingute või pöördmaksustamise korral. Eesti-sisese tavapärase maksustatava müügi puhul tuleb käibemaks lisada.

Kas käibemaksuta ettevõte peab arvele lisama selgituse?

Praktiline on märkida, et müüja ei ole käibemaksukohustuslane, kuigi kõige olulisem on, et arvel ei oleks käibemaksu ega käibemaksunumbrit esitatud eksitavalt. Selgus vähendab kliendi lisaküsimusi.

Kas klient saab käibemaksuta arvelt midagi maha arvata?

Ei. Kui müüja ei ole käibemaksu arvele lisanud, puudub ostjal sisendkäibemaks, mida maha arvata. Ost jääb siiski ettevõtte kuluks tavapäraste tulumaksu- ja raamatupidamisreeglite järgi.

Kui te pole kindel, kuidas konkreetne müük arveldada, tasub küsimus lahendada enne arve saatmist. AB Raamatupidamine aitab kontrollida tehingu maksukäsitlust ja seada arveldamise nii, et deklaratsioonid ning raamatupidamine jääksid hiljem korras.