Maksuriskid ettevõttes ja nende ennetamine

Üks puuduva selgitusega kuludokument, hilinenud TSD või ettevõtte kaardiga tasutud isiklik ost võib tunduda väike detail. Maksuriskid ettevõttes ei teki siiski enamasti ühe suure eksimuse tõttu, vaid korduvatest väikestest puudustest, mis jäävad märkamata seni, kuni Maksu- ja Tolliamet küsib täpsustusi või ettevõtja vajab kiirelt usaldusväärseid finantsandmeid.

Väikeettevõttes on juhatuse liikme aeg piiratud ja maksuarvestus on sageli vaid üks paljudest tööülesannetest. Just seetõttu tasub maksukohustusi juhtida selge protsessina, mitte lahendada neid deklaratsiooni esitamise päeval. Korrektselt korraldatud raamatupidamine aitab vältida intresse, võimalikke trahve, lisatööd ja ebameeldivaid üllatusi rahavoogudes.

Mis on maksurisk ettevõttes?

Maksurisk tähendab olukorda, kus ettevõtte maksuarvestus, deklaratsioon või maksukohustuse täitmine ei vasta nõuetele. Tagajärg võib olla maksusumma juurdearvestus, intress, selgituste andmise kohustus või pikem kontrollimenetlus. Mõju ei piirdu alati rahaga. Kui dokumendid ja andmed ei ole kiiresti leitavad, kulub ettevõtjal ning tema meeskonnal palju aega mineviku tehingute taastamisele.

Risk ei tähenda tingimata tahtlikku rikkumist. Levinud põhjused on teadmatus, ebatäielikud algdokumendid, hilinenud info, segunenud era- ja ettevõtluskulud ning arusaam, et raamatupidamistarkvara kontrollib kõik olulise automaatselt ära. Tarkvara aitab andmeid töödelda, kuid ei saa otsustada, kas ost oli ettevõtlusega seotud või kas teenus osutati tegelikult Eestis.

Maksuriskid ettevõttes algavad dokumentidest

Raamatupidamiskanne peab põhinema nõuetekohasel algdokumendil. Arve, tšekk või leping ei ole pelgalt fail, mida säilitada – see peab selgitama, mida osteti, kellelt, millal ja miks see ettevõtte tegevusega seotud oli. Eriti tähelepanelik tuleb olla kuludega, mille äriline eesmärk ei ole dokumendilt kohe nähtav: esinduskulud, sõidud, koolitused, telefonikulud, kodukontori kulud ja välisriigi teenused.

Kui juhatuse liige ostab ettevõtte kaardiga midagi isiklikuks tarbeks, ei muutu see ettevõtluskuluks seetõttu, et makse tehti ettevõtte kontolt. Tehing tuleb kas ettevõttele tagasi maksta või kajastada seda vastavalt selle tegelikule sisule. Sama põhimõte kehtib juhul, kui ettevõte tasub omaniku või töötaja kohustusi.

Hoia kulud ja selgitused koos

Praktikas tekib probleem sageli siis, kui tšekid saadetakse raamatupidajale mitu kuud hiljem või jäetakse üldse saatmata. Ka siis, kui dokument on olemas, võib puudu olla oluline taust: millise kliendiprojekti, tööreisi või tegevusega kulu seotud oli.

Hea töökorraldus on lihtne. Kuludokument jõuab raamatupidamisse võimalikult kiiresti ning ebatavalise või suurema kulu juurde lisatakse lühike selgitus. See vähendab hilisemat küsimuste ringi ja annab juhile endale parema ülevaate, kuhu raha tegelikult kulub.

Käibemaks ei ole automaatne tagastus

Käibemaksuarvestus on üks valdkond, kus väike viga võib korduda igas deklaratsioonis. Sisendkäibemaksu saab maha arvata üksnes ettevõtluse tarbeks tehtud ostudelt ning nõuetekohase dokumendi alusel. Kui kaupa või teenust kasutatakse osaliselt eratarbeks või maksuvaba käibe tegemiseks, tuleb arvestust kohandada.

Tähelepanu vajavad ka välisriigist ostetud teenused, näiteks tarkvaratellimused, reklaamiplatvormid, konsultatsioon ja digiteenused. Teenuse osutaja arvel olev käibemaks või selle puudumine ei anna iseenesest vastust, kuidas tehing Eestis deklareerida. Maksustamise koht ja pöördmaksustamise kohustus sõltuvad teenuse sisust, osapoolte staatusest ning konkreetsest tehingust.

Käibemaksukohustuslasena registreerimise piirmäära jälgimine on samuti vajalik. Kui ettevõtte maksustatav käive kasvab, ei tohi registreerimise küsimust jätta tagantjärele lahendada. Kasvufaasis ettevõtte jaoks on see hea näide sellest, miks müügiandmed ja raamatupidamine peavad liikuma samas rütmis.

Palgaarvestuses loevad nii summad kui tähtajad

Töötajale või juhatuse liikmele tehtud väljamakse õige maksustamine sõltub sellest, mis liiki tasuga on tegemist. Töötasu, juhatuse liikme tasu, töövõtulepingu tasu, puhkusetasu, hüvitis ja dividend ei ole maksustamise mõttes samad. Väljamakse nime muutmine ei muuda selle tegelikku sisu.

Risk tekib näiteks siis, kui inimene teeb ettevõttes püsivalt tööd, kuid töösuhe ja töötamise register ei ole korrektselt korraldatud. Samuti siis, kui palgaandmed jõuavad raamatupidamisse pärast väljamakset või kui maksudeklaratsioon esitatakse hilinemisega. TSD tähtajaks esitamine ja maksude tasumine peavad olema igakuise tööprotsessi kindel osa, mitte meelespeetav erand.

Erisoodustused nõuavad samuti tähelepanu. Tööandja auto kasutamine, töötaja isiklike kulude katmine, kingitused või soodustingimustel pakutavad hüved võivad tuua kaasa maksukohustuse ka siis, kui otsest rahamakset töötajale ei tehta.

Omaniku väljamaksed ja dividendid vajavad põhjendatud otsuseid

Osaühingu raha ei ole omaniku isiklik raha. Ettevõttest tehtud väljamakse peab alati olema sisuliselt põhjendatud ja korrektselt kajastatud. Kui omanik soovib raha kasutada, tuleb enne otsustada, kas tegemist on töötasu, juhatuse liikme tasu, kulude hüvitamise, laenu, dividendi või muu tehinguga.

Dividendide puhul tuleb arvestada, et väljamakse eeldab jaotatavat kasumit ning nõuetekohast otsust. Pelk raha olemasolu pangakontol ei tähenda, et seda saab dividendina välja võtta. Kui ettevõte on alles alustanud, on eriti tähtis eristada omaniku sissemakseid, laene ja ettevõtte teenitud kasumit.

Seotud isikutega tehtud tehingud peavad olema läbipaistvad. Kui ettevõte ostab omanikult vara, annab omanikule laenu või kasutab omaniku isiklikku vara, tasub tingimused kirjalikult fikseerida. Selge leping ja turutingimustele vastav hind vähendavad hilisemaid tõlgendusprobleeme.

Tähtajad ja andmete kvaliteet on juhtimise küsimus

Hilinenud deklaratsioon võib tuua kaasa intressi ka juhul, kui maksusumma on väike. Veel suurem probleem on olukord, kus ettevõte ei tea täpselt, millised kohustused on juba tekkinud. See raskendab rahavoogude planeerimist ning võib muuta ootamatu maksunõude ettevõtte jaoks ebamugavalt suureks.

Maksuriskide ennetamiseks tasub paika panna kindel igakuine rutiin:

• kogu müügi- ja kuluandmed jooksvalt, mitte kvartali või aasta lõpus;
• edasta palga, lepingute ja väljamaksete info enne nende tegemist või kohe pärast seda;
• kontrolli regulaarselt käivet, tasumata arveid ja maksukohustuste seisu;
• hoia ettevõtte ning isiklikud maksed eraldi;
• esita deklaratsioonid ja tasu maksud tähtajaks.

See loetelu ei asenda erialast hinnangut, kuid annab ettevõtjale toimiva kontrollraamistiku. Mida regulaarsem on arvestus, seda kiiremini on võimalik märgata ebatavalist tehingut, puuduolevat dokumenti või kasvavat maksukohustust.

Rahvusvahelise tegevuse puhul lisandub kihte

E-residentidel, mitteresidentidest omanikel ja välisriigi klientidega ettevõtetel võivad maksuküsimused olla keerukamad. Töötaja asukoht, ettevõtte tegelik juhtimine, välisriigis osutatud teenus või Eestis tegutsev filiaal võivad mõjutada nii registreerimiskohustusi, palgamakse kui käibemaksuarvestust.

Siin ei ole turvaline lähtuda ainult sellest, kus ettevõte on registreeritud või millises valuutas arve esitatakse. Iga olukord sõltub tegelikust tegevusest. Enne töötaja palkamist teise riiki, välisriigi ettevõtte Eesti tegevuse alustamist või uue rahvusvahelise teenusemudeli käivitamist tasub maksukäsitlus läbi vaadata.

Millal kaasata raamatupidaja?

Professionaalne raamatupidaja ei ole vajalik ainult aastaaruande koostamiseks. Kõige rohkem väärtust loob ta siis, kui saab olla kursis ettevõtte igapäevaste tehingutega ja küsida õigel ajal täpsustavaid küsimusi. Nii saab probleeme ennetada enne deklaratsiooni esitamist, mitte parandada mitu kuud hiljem.

AB Raamatupidamine aitab korraldada igakuise arvestuse, palgaarvestuse, deklaratsioonid ja aruanded tervikuks, kus ettevõtjal on kohustustest selge ülevaade. Eesmärk ei ole muuta ettevõtjat maksuspetsialistiks, vaid anda talle kindlus, et vajalikud otsused ja dokumendid jõuavad õigesse kohta õigel ajal.

Kui mõni tehing tundub ebaselge, tasub küsimus esitada enne makse tegemist. Mõneminutiline täpsustus võib hoida ära hilisema ümberarvestuse, lisakulu ja aja, mida ettevõtja saab kasutada oma äri kasvatamiseks.