Palgamaksud Eestis tööandjale selgelt

Töötajale lubatud brutopalk ei ole ettevõtte jaoks sama mis töötaja tegelik kogukulu. Kui töölepingus on kokku lepitud 2000-eurone brutopalk, tuleb ettevõttel arvestada lisaks mitme maksega, pidada kinni töötaja maksed ning esitada õigel ajal deklaratsioon. Palgamaksud Eestis on juhitavad siis, kui palgaarvestus ei alga väljamakse päeval, vaid juba töölepingu tingimuste kokkuleppimisel.

Väikeettevõttes on palgakulu sageli üks suurimaid püsikulusid. Seepärast tasub enne uue inimese palkamist, palgatõusu või juhatuse liikme tasu otsustamist vaadata korraga kolme numbrit: brutotasu, töötaja netotasu ja tööandja kogukulu. Nii ei teki olukorda, kus eelarves on ruumi vaid palgale, kuid maksukohustused jäävad arvestamata.

Millest koosnevad palgamaksud Eestis?

Tavapärase töölepingu puhul peab tööandja arvestama nii töötaja brutotasult kinnipeetavaid makseid kui ka tööandja enda makseid. Töötaja netopalk kujuneb pärast tulumaksu, töötuskindlustusmakse ja võimaliku kogumispensioni makse kinnipidamist. Tööandja kogukulu on brutopalk koos tööandja maksetega.

Peamised maksed on järgmised:

• tulumaks, mida tööandja peab kinni töötaja brutotasult;
• töötaja töötuskindlustusmakse;
• kohustusliku kogumispensioni makse, kui töötaja on sellega liitunud;
• sotsiaalmaks, mida tasub tööandja;
• tööandja töötuskindlustusmakse.

Tavapärases arvestuses on sotsiaalmaksu määr 33% brutotasult. Tööandja töötuskindlustusmakse on 0,8% ning töötaja töötuskindlustusmakse 1,6%. Tulumaksu määr on 22%. Kogumispensioni makse sõltub töötaja valitud määrast ja sellest, kas töötaja on kogumispensioniga liitunud.

Maksumäärad ja pensionimakse valikud võivad muutuda. Palgaprogrammis peab olema kasutusel õige perioodi seadistus ning erandlike olukordade korral tuleb kontrollida, milline määr konkreetsele väljamaksele rakendub. Ainult eelmise aasta tabeli põhjal palka arvutada ei ole turvaline.

Maksuvaba tulu ei ole ettevõtte soodustus

Maksuvaba tulu vähendab töötaja tulumaksu kinnipidamist ja suurendab tema netopalka. See ei vähenda ettevõtte sotsiaalmaksu ega tööandja kogukulu. Maksuvaba tulu saab tööandja rakendada töötaja kirjaliku avalduse alusel ning töötaja saab seda üldjuhul kasutada ainult ühe tööandja juures.

Kui töötaja ei ole avaldust esitanud, tuleb tulumaks kinni pidada ilma maksuvaba tulu rakendamata. Kui avaldus on esitatud mitmele tööandjale või töötaja kasutab lubatust suuremat summat, võib hiljem tekkida tulumaksu juurdemakse kohustus. Tööandja roll on arvestada töötaja esitatud andmete alusel, mitte eeldada, et maksuvaba tulu soovitakse automaatselt kasutada.

Lihtne näide tööandja kogukulust

Oletame, et töötaja brutopalk on 2000 eurot. Tööandja lisab sellele sotsiaalmaksu 660 eurot ning tööandja töötuskindlustusmakse 16 eurot. Ettevõtte palgakulu on seega 2676 eurot enne muude töötajaga seotud kulude, näiteks töövahendite, koolituse või tervisekulude arvestamist.

Töötaja netopalka mõjutavad samal ajal töötaja töötuskindlustusmakse, võimalik kogumispensioni makse, maksuvaba tulu ja tulumaks. Seetõttu ei ole mõistlik lubada töötajale netosummat ilma eelneva arvutuseta. Kui kokkulepe on sõnastatud netopalgana, kannab tööandja riski, et maksude või töötaja pensionivaliku muutus kasvatab ettevõtte tegelikku kulu.

Praktiline reegel on lihtne: töölepingusse märgitakse brutotasu, palgakulude eelarves kasutatakse tööandja kogukulu ning töötajale selgitatakse, millest netopalk kujuneb. See aitab vältida hilisemaid arusaamatusi.

Deklaratsioon, makse ja töötaja registreerimine

Palgaarvestus ei lõpe palga ülekandega. Töötaja tuleb enne tööle asumist registreerida töötamise registris. Registrikanne peab vastama tegelikule töösuhtele, sealhulgas töö alguskuupäevale ja töötamise liigile. Hilinenud või vale kanne võib tuua kaasa küsimusi Maksu- ja Tolliametilt ning suurendab ettevõtte vastutusriski.

Palgalt arvestatud maksud deklareeritakse TSD deklaratsioonil. Üldjuhul tuleb deklaratsioon esitada ja maksud tasuda palga väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks. Kui palk makstakse välja jaanuaris, kuuluvad sellega seotud maksud veebruari deklaratsioonile ja tasumisele.

Oluline on väljamakse põhimõte. Maksuarvestuses määrab tavaliselt maksustamise aja see, millal tasu tegelikult välja makstakse, mitte üksnes see, millise kuu töö eest tasu arvestati. Näiteks detsembri töö eest jaanuaris välja makstud palk deklareeritakse jaanuari väljamaksena. Just siin tekivad sageli vead, kui raamatupidamise periood ja pangas tehtud väljamaksed ei ole omavahel üle kontrollitud.

Ettevõttel tasub hoida palgaprotsessis kindlat rütmi: koguda kuu jooksul tööaja- ja puudumisandmed, kinnitada tasud, teha arvutus, kontrollida väljamakseid ning esitada TSD tähtajaks. Regulaarne protsess on kiirem kui iga kuu nullist alustamine.

Kõik väljamaksed ei ole töötasu

Töötaja või juhatuse liikmega seotud väljamakse liik määrab maksustamise. Töölepingu alusel makstav töötasu, käsundus- või töövõtulepingu tasu, juhatuse liikme tasu, dividendid ja kuluhüvitised ei ole maksude mõttes sama asi. Ühe nimetuse kasutamine teise asemel ei muuda tasu tegelikku sisu.

Juhatuse liikme tasult tuleb üldjuhul arvestada tulumaks ja sotsiaalmaks ning teatud juhtudel kogumispensioni makse. Töötuskindlustusmakse juhatuse liikme tasule tavaliselt ei kohaldu. Dividendi võib maksta üksnes kasumi arvelt ja see ei ole asendus regulaarsele töötasule olukorras, kus omanik teeb ettevõttes igapäevaselt töötaja või juhtimise sisuga tööd.

Kulude hüvitamisel tuleb eristada ettevõtlusega seotud ja töötaja isiklikke kulusid. Korrektselt dokumenteeritud töölähetuse kulu või tööks vajalik vahend ei ole automaatselt erisoodustus. Töötaja isikliku kulu tasumine ettevõtte arvelt võib aga kaasa tuua erisoodustuse maksud. Need on ettevõtte jaoks märkimisväärsed, sest maksustamine toimub tööandja tasandil.

Puhkusetasu, haigus ja muutuv tasu

Puhkusetasu arvestus vajab õigeaegset planeerimist, sest selle väljamakse aeg ja keskmise töötasu arvutamise reeglid mõjutavad palgaarvestust. Haiguse korral sõltub tööandja kohustus puudumise põhjusest, ajavahemikust ja kehtivast korrast. Müügiboonused, ületunnitöö, lisatasud ja tulemustasud tuleb samuti siduda selgete arvestusreeglitega.

Mida muutlikum on tasustamine, seda olulisem on hoida alles palgaarvestuse alusdokumendid: tööaja arvestus, puhkuseavaldused, boonuse otsused ja kokkulepped. Need annavad vastuse nii töötaja küsimustele kui ka võimaliku kontrolli korral.

Mida teha mitteresidendist töötaja või e-residendi ettevõtte puhul?

E-residentsus ei muuda ettevõtet ega töötajat automaatselt Eesti maksuresidendiks. Kui Eesti ettevõte maksab tasu välisriigis elavale inimesele või inimene töötab teises riigis, tuleb enne väljamakset hinnata, kus töö tegelikult tehakse, milline riik maksustab tulu ning kus tuleb tasuda sotsiaalkindlustusmakseid.

Kahe riigi reeglid võivad korraga mõjutada tulumaksu, sotsiaalmaksu, registreerimiskohustust ja deklaratsioone. Euroopa Liidus on eriti tähtis sotsiaalkindlustuse riigi määramine ning vajadusel A1 tõendi olemasolu. Välisriigi ettevõtte Eesti filiaali või Eestis töötava välisriigi töötaja puhul ei tasu lähtuda üksnes tavapärasest Eesti palgalehest.

Sellistes olukordades säästab aega see, kui töö tegemise koht, lepinguline roll ja tasu liik kaardistatakse enne esimese väljamakse tegemist. Hilisem parandamine on võimalik, kuid enamasti kulukam ning võib nõuda mitme perioodi deklaratsioonide korrigeerimist.

Millal tasub palgaarvestus anda spetsialisti juhtida?

Ühe töötajaga ettevõte saab palgaarvestuse põhimõttest aru kiiresti, kuid korrektne igakuine täitmine nõuab järjepidevust. Töötajate lisandumisel kasvavad koos palgalehtedega puhkused, haigused, tööaja erinevused, boonused, kinnipidamised ja deklaratsioonide kontroll. Tarkvara aitab arvutada, kuid ei otsusta, kas sisestatud tasu liik ja algandmed on õiged.

AB Raamatupidamine aitab hoida palgaarvestuse, töötamise registri kannete ja TSD deklaratsioonide protsessi kontrolli all. Ettevõtja saab keskenduda töö korraldamisele, teadmisega, et palgaga seotud kohustused on arvestatud ja esitatud õigel ajal.

Hea palgaarvestus annab ettevõtjale rohkem kui korrektse palgalehe. See annab enne otsuse tegemist selge vastuse küsimusele, mida uus töötaja, palgatõus või lisatasu ettevõttele tegelikult maksma läheb.