Kuidas deklareerida erisoodustusi ettevõttes
Erisoodustus ei teki ainult siis, kui ettevõte maksab töötajale midagi otse kinni. Seda võib põhjustada ka ettevõtte auto erasõit, juhatuse liikme isikliku arve tasumine või soodushinnaga antud kaup. Seepärast tasub teada, kuidas deklareerida erisoodustusi ettevõttes nii, et maksuarvestus oleks korrektne ja hiljem ei tuleks selgitada kulusid Maksu- ja Tolliametile.
Erisoodustuste arvestus ei ole keeruline, kui ettevõttes on paigas kolm asja: kuludokumentide liikumine, kokkulepped töötajate ja juhatuse liikmetega ning igakuine kontroll enne TSD esitamist. Suurimad probleemid tekivad tavaliselt siis, kui isiklik ja ettevõtlusega seotud kasutus lähevad igapäevatöös segamini.
Mis on erisoodustus?
Erisoodustus on töötajale või temaga võrdsustatud isikule antud hüve, mis ei ole rahaline töötasu. Maksustamise mõttes kuuluvad siia ka juhatuse liikmed, samuti töövõtu- või käsunduslepingu alusel töötavad inimesed, kui neile antakse tööandja kulul isiklikku kasu.
Oluline on eristada ettevõtte tööks vajalikku kulu ja töötaja isiklikku hüve. Näiteks tööreisil hotellis ööbimine ei ole üldjuhul erisoodustus, kui see on tööülesande täitmiseks vajalik ning dokumenteeritud. Kui aga ettevõte tasub töötaja pere puhkusereisi kulud, on tegemist erisoodustusega.
Levinud olukorrad on järgmised:
- ettevõtte sõiduauto kasutamine erasõitudeks;
- töötaja isikliku telefoni-, kommunaal- või remondiarve tasumine;
- töötajale tasuta või turuhinnast odavamalt antud kaup või teenus;
- ettevõtte kulul tehtud kingitus, mis ei mahu maksuvaba piirmäära või erandi alla;
- töötaja või juhatuse liikme isikliku laenu intressita või soodustingimustel finantseerimine.
Iga ettevõtte kulu ei ole automaatselt erisoodustus. Näiteks töötaja tervise edendamise kulud võivad seaduses sätestatud tingimustel ja piirmäära ulatuses olla maksuvabad. Samuti võivad teatud tööks vajalikud vahendid, koolitused ja töölähetuse kulud olla põhjendatud ettevõtluskulud. Otsus sõltub alati kulutuse sisust, eesmärgist ja tõenditest.
Kuidas deklareerida erisoodustusi ettevõttes TSD-l?
Erisoodustused deklareeritakse Maksu- ja Tolliametile vormil TSD, täpsemalt lisal 4. Deklaratsioon esitatakse selle kuu kohta, mil hüve töötajale anti või kulu tema eest tasuti. TSD esitamise ja maksude tasumise tähtaeg on järgmise kuu 10. kuupäev.
Näiteks kui ettevõte tasub märtsis juhatuse liikme isikliku arve, tuleb see erisoodustus näidata märtsi TSD lisal 4 ning deklaratsioon esitada ja maksud tasuda hiljemalt 10. aprillil.
Lisale 4 märgitakse erisoodustuse liik ja väärtus. Deklaratsiooni põhjal arvutatakse ettevõtte tasumisele kuuluv tulumaks ning sotsiaalmaks. Erisoodustuse makse tasub ettevõte – neid ei peeta kinni töötaja töötasust, välja arvatud juhul, kui töötaja hüvitab ettevõttele kokkulepitud osa kulust.
Kui sama kuu jooksul anti mitmele inimesele samalaadseid hüvesid, tuleb arvestus siiski pidada isikute ja kulude lõikes piisavalt detailselt. TSD-l võib olla koondsumma, kuid raamatupidamises peab olema võimalik selgitada, kellele, millal ja mille eest hüve anti.
Maksude arvestamise põhimõte
Erisoodustuse väärtus on üldjuhul selle turuhind või ettevõtte tehtud kulu. Kui töötaja maksab osa hüvest ise kinni, vähendab tema tasutud summa erisoodustuse maksustatavat väärtust. Selle kohta peab olema olemas makset tõendav dokument.
Erisoodustuselt arvutatakse tulumaks määraga 22/78 ning sotsiaalmaks määraga 33 protsenti. Sotsiaalmaksu aluseks on erisoodustuse väärtus koos sellelt arvutatud tulumaksuga.
Kui ettevõte tasub töötaja eest 100 euro suuruse isikliku kulu, kujuneb tulumaksuks ligikaudu 28,21 eurot. Sotsiaalmaks arvutatakse 128,21 eurolt ning on ligikaudu 42,31 eurot. Ettevõtte kogukulu ei ole sel juhul 100 eurot, vaid umbes 170,52 eurot. Just sellepärast tasub enne isikliku iseloomuga kulude ettevõtte kaudu tasumist hinnata, kas lahendus on põhjendatud.
Sõiduauto erasõidud vajavad selget korda
Ettevõtte sõiduauto on üks sagedasemaid erisoodustuste allikaid. Kui töötajal või juhatuse liikmel on lubatud kasutada ettevõtte autot erasõitudeks, tekib igakuine erisoodustus. Maksustamisel kasutatakse sõiduauto võimsusel põhinevat arvestust ning sõiduki vanusest sõltuvat soodsamat määra vanemate autode puhul.
Kui erasõidud on keelatud, ei teki erisoodustust üksnes auto olemasolust. Keeld peab olema tegelik, ettevõttes selgelt kommunikeeritud ja vajadusel tõendatav. Praktikas tähendab see kirjalikku kasutuskorda, sõidupäeviku või muu kasutust kinnitava arvestuse pidamist ning mõistlikku kontrolli.
Pelgalt töölepingu või juhatuse otsuse lause „erasõidud keelatud” ei pruugi maksukontrollis olla piisav, kui tegelik kasutus viitab vastupidisele. Näiteks auto regulaarne hoidmine töötaja kodus ei tõenda iseenesest erasõitu, kuid sellises olukorras peab töövajadus olema usutavalt põhjendatav.
Kui auto erasõitudeks kasutamine on lubatud, ei ole sõidupäevik maksustamise vältimatu eeldus. See võib siiski olla kasulik juhtimise ja kulude kontrolli seisukohalt. Kui erasõidud ei ole lubatud, aitab korrektne sõidupäevik ettevõtte seisukohta oluliselt tõendada.
Dokumentatsioon määrab, kas kulu on põhjendatud
Raamatupidamises ei piisa ainult ostuarvest. Kuludokument peab selgitama tehingu sisu ning võimaldama hinnata selle seost ettevõtlusega. Kui arvel on näiteks „kliendikohtumine”, kuid puuduvad osalejad, eesmärk ja kohtumise sisu, võib kulutuse põhjendamine hiljem olla keeruline.
Erisoodustuste puhul tasub säilitada arve, maksetõend, ettevõttesisene otsus või kasutuskord ning vajaduse korral töötaja kinnitus. Kui töötaja hüvitab osa kulust, peab hüvitis olema ettevõttele tegelikult laekunud. Ainult suuline kokkulepe või hiljem koostatud märkus ei asenda makset.
Käibemaksuga seotud arvestus vajab samuti tähelepanu. Kui ost on tehtud töötaja isiklikuks tarbeks, ei ole ettevõttel üldjuhul õigust sellelt sisendkäibemaksu maha arvata. Kui sisendkäibemaks on juba maha arvatud ja kaup või teenus kasutatakse hiljem töötaja isiklikuks otstarbeks, võib tekkida käibemaksu korrigeerimise kohustus. See sõltub konkreetsest tehingust ning kasutuse ulatusest.
Erisoodustus, töötasu või ettevõtlusega mitteseotud kulu?
Need kolm mõistet lähevad sageli segamini, kuid maksustamise loogika on erinev. Töötasu on tasu tehtud töö eest ning sellelt arvestatakse tööjõumaksud tavapärase palgaarvestuse kaudu. Erisoodustus on töötajale antud mitterahaline hüve. Ettevõtlusega mitteseotud kulu võib aga tekkida ka siis, kui hüve saaja ei ole töötaja või juhatuse liige.
Näiteks omaniku isikliku ostu tasumine ettevõtte pangakaardiga ei muutu erisoodustuseks ainult seetõttu, et omanik töötab ettevõttes. Tuleb vaadata, kas tegemist on talle kui töötajale antud hüvega või omaniku isikliku kuluga. Väikeettevõttes, kus omanik on ühtlasi juhatuse liige ja töötaja, vajavad sellised tehingud eriti täpset dokumenteerimist.
Kingituste ja vastuvõtukulude puhul sõltub maksustamine kingi sisust, väärtusest, saajast ning sündmusest. Ka töötaja sünnipäevakingitus, kliendile antud meene ja koostööpartnerile korraldatud üritus ei pruugi maksustuda samadel alustel. Ühtset automaatset reeglit siin ei ole.
Praktiline töökorraldus aitab vigu ennetada
Kõige lihtsam on erisoodustusi hallata jooksvalt, mitte deklaratsiooni tähtaja eel. Määrake ettevõttes inimene, kes kogub iga kuu palgaarvestusega seotud kulud kokku ja küsib ebaselgete arvete kohta selgitused enne TSD koostamist.
Hea töökorraldus sisaldab nelja lihtsat sammu: ettevõtte pangakaardi kasutusreeglid on kirjalikud, kuludokumentidele lisatakse selgitus, erasõiduga autode kasutus on kokku lepitud ning raamatupidajale saadetakse dokumendid õigeaegselt. Nii ei pea kuu lõpus oletama, kas restoranikulu oli kliendikohtumine või eraviisiline õhtusöök.
Alustaval ettevõttel on sageli mõistlikum vältida ettevõtte kaudu isiklike kulude tasumist täielikult. See hoiab arvestuse selge, vähendab maksukulu ja aitab vältida olukorda, kus väike mugavus muutub hiljem kulukaks paranduskandeks.
Kui teil on juba tekkinud kahtlus, kas mõni varasem kulu oleks tulnud deklareerida erisoodustusena, tasub see üle kontrollida enne, kui Maksu- ja Tolliamet selle küsimuse tõstatab. Vajadusel saab deklaratsiooni parandada ning arvestuse korrastada. AB Raamatupidamine aitab hinnata kulude maksustamist, korraldada TSD arvestuse ning hoida igakuised deklaratsioonid õigel ajal korras.
Korrektselt korraldatud erisoodustuste arvestus ei tähenda ettevõtja jaoks rohkem paberitööd. See tähendab, et iga ettevõtte raha eest tehtud kulu on põhjendatud, dokumenteeritud ja maksustamisel õigesti käsitletud – nii jääb teie aeg ettevõtte juhtimiseks, mitte tagantjärele selgituste andmiseks.