Töötaja registreerimine töötamise registris

Tööle asumise hommikul ei ole enam õige aeg dokumente kontrollida. Töötaja registreerimine töötamise registris peab olema tehtud enne, kui inimene reaalselt tööülesandeid täitma hakkab. Ka siis, kui esimene tööpäev on proovipäev, lühike asendamine või paaritunnine tööots.

See nõue puudutab ettevõtja jaoks rohkemat kui üht e-MTA kannet. Õigesti vormistatud töösuhe loob aluse palgaarvestusele, maksude deklareerimisele, töötaja sotsiaalsetele tagatistele ja vajadusel ka töötukassa või Tööinspektsiooniga suhtlemisele. Hilinenud või vale kanne võib tuua kaasa selgitamisvajaduse, parandustöö ja sanktsiooniriski.

Millal tuleb töötaja töötamise registris registreerida?

Töötamise registri ehk TÖRi eesmärk on anda Maksu- ja Tolliametile ülevaade sellest, kes ettevõttes töötab ning millisel õiguslikul alusel. Kõige tavalisem juhtum on töölepingu alusel töötav inimene, kuid tööandja kohustus ei piirdu ainult tavapärase töölepinguga.

Registreerimisvajadus sõltub töösuhte sisust ja lepingu liigist. TÖRis võivad registreerimist vajada näiteks töölepingu alusel töötaja, võlaõigusliku lepingu alusel tasu saav isik, juhatuse liige, kellele makstakse tasu, ning teatud juhtudel ka ettevõttes tasuta töötav isik. Õige töötamise liigi valik on oluline, sest sellest sõltuvad hilisem palgaarvestus, maksustamine ja deklareerimine.

Pelgalt lepingu pealkiri ei määra alati kõike. Kui leping on nimetatud käsunduslepinguks, kuid inimene teeb tööd ettevõtte juhiste järgi, kindlal ajal ja tööandja töövahenditega, võib tegelik töösuhe olla sisult töölepinguline. Sellistes olukordades tasub vormistus enne töö algust läbi mõelda, mitte parandada seda siis, kui väljamakse juba tehtud on.

Registreerimine tuleb teha enne töö algust

TÖRi kanne tuleb esitada hiljemalt töötamise alustamise hetkeks. Praktikas on mõistlik teha see vähemalt eelmisel tööpäeval. Nii jääb aega kontrollida, kas isikukood, töötamise liik ja alguskuupäev on õiged ning kas e-MTA keskkonnas on vajalikud õigused olemas.

Eriti oluline on see lühiajalise töö, hooajatöötaja ja asendaja puhul. Kiire värbamine ei vabasta registreerimiskohustusest. Kui inimene asub tööle enne kande tegemist, on kohustus juba täitmata ka siis, kui kanne lisatakse samal päeval hiljem.

Töötaja registreerimine töötamise registris samm-sammult

Kande saab üldjuhul teha e-MTA keskkonnas ettevõtte esindusõigusega isik või volitatud kasutaja. Kui palgaarvestus on antud raamatupidamisteenuse osutaja hallata, tuleb veenduda, et teenusepakkujal on vajalik volitus ja ta saab info piisava ajavaruga.

Enne sisestamist koguge töötajalt vajalikud andmed ning leppige kokku töö alguse kuupäev ja lepingu tingimused. Töösuhte andmete kogumine ei ole pelgalt haldusülesanne – need peavad olema kooskõlas lepingu ja tegeliku töökorraldusega.

Tavaliselt tuleb kontrollida vähemalt järgmisi asjaolusid:

• töötaja isikuandmed, sealhulgas korrektne isikukood või välisriigi isiku andmed;
• töötamise alguse kuupäev;
• töötamise liik ehk õiguslik alus;
• ametit ja töö tegemist kirjeldavad väljad, mida e-MTA vorm parasjagu nõuab.

Pärast kande esitamist tasub registrisse salvestatud info kohe üle vaadata. Eriti tähelepanelik tuleb olla kuupäevadega. Üks ekslik kuupäev võib põhjustada olukorra, kus töötaja on registri järgi tööle võetud liiga vara, liiga hilja või valel perioodil.

Mida teha, kui töötingimused muutuvad?

TÖR ei ole ühekordne tööle asumise kanne. Töösuhte jooksul võib muutuda töötamise liik, töö tegemise periood või muu registris kajastatav teave. Kui muutus mõjutab registri andmeid, tuleb kanne õigel ajal muuta.

Kõige sagedamini vajab tähelepanu töötamise lõpetamine. Lõppkuupäev tuleb registrisse märkida, kui töösuhe lõpeb. Seda ei tasu jätta kuu lõpu palgaarvestuse juurde, sest töötaja tegelik viimane tööpäev, lõpparve, puhkusehüvitis ja deklaratsioonid peavad omavahel kokku sobima.

Kui töötaja liigub näiteks töölepingult juhatuse liikme tasule või vastupidi, ei ole mõistlik vana kirjet lihtsalt eelduslikult jätkata. Kontrollige, milline töötamise liik peegeldab uut olukorda. Sama põhimõte kehtib siis, kui võlaõiguslik leping lõpeb ja inimene asub ettevõttes tööle töölepingu alusel.

Parandus ei ole häbiasi, kuid see peab olema põhjendatud

Vigu juhtub ka hästi korraldatud ettevõttes. Oluline on need kiiresti avastada ja korrektselt parandada. Tagasiulatuvate muudatuste puhul tuleb hinnata, kas need mõjutavad juba esitatud tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni, töötaja väljamakseid või muid kohustusi.

Ärge parandage kannet ainult selleks, et registri kuupäevad sobiksid hiljem koostatud dokumendiga. Õige lähenemine on vastupidine: leping, tegelik töökorraldus, TÖRi kanne, palgaarvestus ja deklaratsioonid peavad kajastama sama tegelikku olukorda.

Juhatuse liikmed, osanikud ja tasuta töö

Väikeettevõttes on sageli keeruline eristada omaniku, juhatuse liikme ja töötaja rolle. Osaühingu omanik võib teha igapäevast tööd, kuuluda juhatusse ning saada eri alustel tasu. Iga selline olukord ei tähenda automaatselt ühesugust TÖRi kannet või maksustamist.

Näiteks juhatuse liikme tasu, töölepingu alusel tehtav töö ja ettevõttest dividendide saamine on erineva sisuga. Dividend ei ole tasu töötamise eest ning sellega ei saa asendada regulaarset töötasu olukorras, kus inimene teeb ettevõtte jaoks püsivalt igapäevast tööd. Kui tööülesanded ja tasu mudel on ebaselged, tasub need enne esimese väljamakse tegemist üle vaadata.

Tasuta töö puhul tuleb samuti hinnata tegelikku rolli ja kehtivaid registreerimisnõudeid. See on valdkond, kus üldine internetist leitud vastus võib ettevõtte konkreetse olukorra puhul olla eksitav. Eriti ettevaatlik tasub olla siis, kui ettevõttes töötavad pereliikmed, osanikud või välisriigi kodanikud.

Välismaalase või e-residendi ettevõtte töötaja registreerimine

Välismaalase palkamine ei muuda TÖRi nõuet olematuks, kuid lisab ettevalmistust. Enne töö algust tuleb selgeks teha, kas inimesel on Eesti isikukood, milline on tema õigus Eestis töötada ning kus ta töötab ja maksuresident on. TÖRi kanne on ainult üks osa tervikust.

Kui töötaja teeb tööd väljaspool Eestit või mitmes riigis, võib tekkida küsimus, millises riigis tuleb tasuda sotsiaalkindlustusmakseid ja milliseid deklaratsioone esitada. Eesti äriühingu olemasolu ei tähenda automaatselt, et kogu maksuarvestus toimub ainult Eestis. Sama kehtib e-residentide juhitud ettevõtete puhul.

Sellises olukorras tasub võtta aega lepingu, töö tegemise koha ja maksukohustuste läbivaatamiseks. Kiire, kuid läbimõtlemata registreerimine võib hiljem tähendada rohkem tööd kui esmane nõustamine.

Kuidas siduda TÖR, palgaarvestus ja maksud üheks protsessiks?

Kõige kindlam töökorraldus algab sellest, et värbamisinfo jõuab raamatupidajani enne töötaja esimest tööpäeva. Raamatupidaja peab teadma lepingu liiki, töö algust, kokkulepitud tasu, tööaja korraldust ning seda, kas inimesel on maksustamist mõjutavaid avaldusi või erisusi.

Seejärel saab TÖRi kande siduda igakuise palgaarvestusega. Palgast peetakse kinni õiged maksud, töötajale väljastatakse korrektne palgaarvestus ning TSD deklaratsioon esitatakse tähtajaks. Kui tööle asumise ja töölt lahkumise andmed liiguvad süsteemselt, on vähem käsitsi kontrolli ja oluliselt väiksem vigade risk.

AB Raamatupidamine aitab ettevõttel korraldada töötajate registreerimise, palgaarvestuse ja deklaratsioonid ühe tervikliku protsessina. Ettevõtja ei pea iga töölepingu muudatuse juures eraldi mõtlema, kas see mõjutab TÖRi, makse või aruandlust.

Kui plaanite töötajat tööle võtta, saatke lepingu ja töö alguse info raamatupidajale enne esimese tööpäeva kokkuleppimist. Nii jääb teie tähelepanu töö sisseelamisele ning vajalikud kanded ja maksukohustused saavad õigel ajal tehtud.